Do kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy?

Kiedy pracodawca powinien wydać świadectwo pracy?

Obowiązek wydania świadectwa pracy wynika z art. 97 Kodeksu pracy. Pracodawca powinien wydać je pracownikowi w dniu, w którym dochodzi do rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy. Nie jest do tego potrzebny wniosek pracownika, chyba że chodzi o szczególną sytuację kolejnego zatrudnienia u tego samego pracodawcy.

Jeżeli wydanie świadectwa pracy w dniu ustania zatrudnienia nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych, pracodawca powinien w ciągu 7 dni przesłać dokument pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręczyć go w inny skuteczny sposób. Nie chodzi więc o dowolny, wygodny dla pracodawcy termin, lecz o krótki termin liczony od zakończenia zatrudnienia.

W praktyce oznacza to, że po zakończeniu umowy 15 grudnia pracownik powinien otrzymać świadectwo pracy tego samego dnia. Jeśli kadry obiektywnie nie mogą go wtedy wydać, pracodawca nie powinien zwlekać i musi wysłać lub doręczyć dokument w ciągu 7 dni. Nie jest to termin 7 dni roboczych.

Świadectwo pracy może zostać wydane bezpośrednio, przesłane pocztą albo doręczone w inny sposób. Dopuszczalna jest także forma elektroniczna, jeżeli dokument został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Czy pracodawca może czekać z wydaniem świadectwa pracy?

Pracodawca nie może odkładać wydania świadectwa pracy tylko dlatego, że pracownik nie rozliczył się jeszcze z firmą, nie oddał odzieży roboczej, nie podpisał obiegówki, ma spór o wynagrodzenie albo nie zwrócił sprzętu. Kodeks pracy wyraźnie stanowi, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy z tym samym pracownikiem zostaje nawiązany kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania albo wygaśnięcia poprzedniego. Wtedy pracodawca wydaje świadectwo pracy za poprzedni okres zatrudnienia na wniosek pracownika, złożony w postaci papierowej albo elektronicznej. Po takim wniosku ma na wydanie dokumentu 7 dni.

Co grozi pracodawcy za niewydanie świadectwa pracy?

Niewydanie świadectwa pracy w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy pracodawcy albo osobie działającej w jego imieniu grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł.

Pracownik może w takiej sytuacji wysłać do pracodawcy pisemne wezwanie do niezwłocznego wydania świadectwa pracy. Dobrze wskazać datę zakończenia zatrudnienia, podstawę prawną i żądanie doręczenia dokumentu na konkretny adres. Jeżeli to nie pomoże, można złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa.

Jeżeli brak świadectwa pracy spowodował konkretną szkodę, np. uniemożliwił podjęcie nowej pracy albo uzyskanie świadczenia, pracownik może rozważyć roszczenie odszkodowawcze. Art. 99 Kodeksu pracy przewiduje odszkodowanie za szkodę wyrządzoną niewydaniem w terminie albo wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy, co do zasady w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni.

Co zrobić, gdy świadectwo pracy zawiera błędy?

Osobną kwestią jest błędne świadectwo pracy. Jeżeli dokument został wydany, ale zawiera nieprawidłowe dane, pracownik może w ciągu 14 dni od jego otrzymania wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy. Warto wskazać, które punkty świadectwa są błędne i jak powinny zostać poprawione.

Jeżeli pracodawca uwzględni wniosek, powinien wydać nowe świadectwo pracy. Jeżeli odmówi sprostowania, pracownik ma 14 dni od zawiadomienia o odmowie na wystąpienie z żądaniem sprostowania do sądu pracy. Gdy pracodawca w ogóle nie odpowie na wniosek, również można skierować sprawę do sądu pracy.

Czy pracodawca może zatrzymać książeczkę sanepidu?

Nie. Pracodawca nie powinien zatrzymywać dokumentów pracownika, w tym dokumentu potocznie nazywanego książeczką sanepidu albo dokumentacji związanej z badaniami do celów sanitarno-epidemiologicznych, jako formy nacisku lub zabezpieczenia rozliczeń. Jeżeli dokument należy do pracownika, powinien zostać mu zwrócony.

Pracodawca ma prawo przechowywać w aktach pracowniczych dokumenty, których przechowywania wymagają przepisy, np. orzeczenia lekarskie związane z badaniami profilaktycznymi. Nie oznacza to jednak prawa do przetrzymywania prywatnych dokumentów pracownika ani uzależniania ich zwrotu od zapłaty.

Zgodnie z art. 229 § 6 Kodeksu pracy koszt wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich ponosi pracodawca. Pracodawca ponosi także inne koszty profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami, jeżeli są niezbędne z uwagi na warunki pracy. Dlatego żądanie od pracownika zwrotu kosztów takich badań tylko po to, aby odzyskał swój dokument, jest nieuzasadnione.

Jeżeli badania były wykonywane na potrzeby zatrudnienia i skierował na nie pracodawca, były pracownik powinien wezwać pracodawcę do zwrotu dokumentu na piśmie. Ewentualne spory o rozliczenia finansowe nie dają pracodawcy prawa do zatrzymywania dokumentów pracownika.

Jak napisać wezwanie do wydania świadectwa pracy albo zwrotu dokumentów?

Wezwanie nie musi być długie. Powinno zawierać dane pracownika, dane pracodawcy, datę ustania stosunku pracy, żądanie wydania świadectwa pracy lub zwrotu dokumentu oraz krótki termin na wykonanie obowiązku. Warto zachować potwierdzenie nadania listu poleconego albo wysłać pismo w sposób pozwalający wykazać jego doręczenie.

W piśmie można wskazać, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od rozliczenia z pracodawcą, a niewydanie dokumentu w terminie może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Jeżeli sprawa dotyczy książeczki sanepidu albo innego dokumentu, należy zażądać jego niezwłocznego zwrotu i wskazać, że pracodawca nie ma podstaw do zatrzymywania go jako zabezpieczenia kosztów badań.

FAQ

Czy świadectwo pracy trzeba wydać w ostatnim dniu pracy?

Tak. Co do zasady pracodawca powinien wydać świadectwo pracy w dniu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy. Termin 7 dni ma znaczenie wtedy, gdy wydanie dokumentu w tym dniu jest obiektywnie niemożliwe.

Czy 7 dni na wydanie świadectwa pracy oznacza 7 dni roboczych?

Nie. W praktyce nie należy traktować tego jako 7 dni roboczych. Pracodawca powinien działać niezwłocznie i doręczyć dokument w krótkim terminie przewidzianym w przepisach.

Czy pracodawca może nie wydać świadectwa pracy, bo pracownik nie oddał sprzętu?

Nie. Wydania świadectwa pracy nie wolno uzależniać od rozliczenia z pracodawcą. Ewentualny spór o sprzęt, zaliczkę, kasę albo odzież roboczą powinien być rozwiązywany osobno.

Co zrobić, jeśli pracodawca nie wydał świadectwa pracy?

Najpierw warto wysłać pisemne wezwanie do wydania świadectwa pracy. Jeżeli pracodawca nadal zwleka, można złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo wystąpić do sądu pracy z żądaniem wydania dokumentu.

Czy za brak świadectwa pracy można żądać odszkodowania?

Tak, ale trzeba wykazać szkodę związaną z niewydaniem w terminie albo wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy. Odszkodowanie jest limitowane i co do zasady nie może przekraczać wynagrodzenia za 6 tygodni pozostawania bez pracy z tego powodu.

Ile czasu jest na sprostowanie świadectwa pracy?

Pracownik ma 14 dni od otrzymania świadectwa pracy na złożenie do pracodawcy wniosku o sprostowanie. Jeśli pracodawca odmówi, pracownik ma 14 dni od zawiadomienia o odmowie na wystąpienie do sądu pracy.

Czy pracodawca może żądać zwrotu kosztów badań okresowych?

Co do zasady nie. Koszt wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich ponosi pracodawca. Tym bardziej nie może on uzależniać zwrotu dokumentów pracownika od refundacji kosztów takich badań.

Podsumowanie

Świadectwo pracy powinno zostać wydane w dniu ustania zatrudnienia, a gdy z przyczyn obiektywnych nie jest to możliwe, pracodawca powinien doręczyć je w ciągu 7 dni. Nie wolno uzależniać wydania dokumentu od rozliczenia się pracownika z firmą. Pracodawca nie może także zatrzymywać książeczki sanepidu lub innych dokumentów pracownika tylko dlatego, że domaga się zwrotu kosztów badań.

W razie zwłoki najlepiej działać pisemnie: wezwać pracodawcę do wydania świadectwa pracy albo zwrotu dokumentu, zachować dowody korespondencji, a następnie rozważyć skargę do PIP lub postępowanie przed sądem pracy. Jeżeli świadectwo zostało wydane, ale zawiera błędy, trzeba pilnować 14-dniowego terminu na wniosek o sprostowanie.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141, w szczególności art. 97, art. 99, art. 229 i art. 282.
2. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy, tekst jednolity - Dz.U. 2024 poz. 1016.
3. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.