Forum | Kontakt | Cennik | Porady prawne

Indywidualne Porady Prawne specjalistów

Wpisz tutaj swoje pytanie, a trafi ono do naszego prawnika specjalisty.
Opublikowane: 2007-05-18 Autor: Tadeusz M. Nycz

Obowiązek przechowywania akt osobowych

W artykule omówiono zagadnienia dotyczące obowiązku przechowywania akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę. Wyjaśniono także przypadek likwidacji podmiotu zatrudniającego i dalsze postępowanie związane z przechowywaniem akt osobowych.

Na podstawie art. 2981 K.p. wydane zostało rozporządzenie MPiPS z 28.05.1996 r., Dz. U. nr 62 poz. 286 oraz z 2002 r. nr 214, poz. 1812 określające zakres prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika.

Dokumentacja pracownicza prowadzona w strukturze wskazanej w wymienionym rozporządzeniu podlega przechowaniu przez 50 lat, licząc od dnia wytworzenia ostatniego dokumentu, którym jest świadectwo pracy, czyli praktycznie 50 lat od dnia ustania stosunku pracy.

Obowiązek przechowywania akt osobowych wynika z przepisów rozporządzenia Ministra Kultury z 16.09.2002 r. w sprawie......trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, Dz. U. nr 167, poz. 1375.

Przepis ten przewiduje, że akta osobowe, prowadzone karty imienne oraz inne dodatkowe ewidencje z tym związane przechowuje się przez 50 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po dacie ich wytworzenia. Skoro ostatnim wytworzonym dokumentem jest zwykle świadectwo pracy, toteż termin 50 letni rozpocznie bieg najwcześniej od 1 stycznia roku następnego, po dacie rozwiązania stosunku pracy.

Ciążący na pracodawcy obowiązek przechowywania akt osobowych pracownika wiąże się oczywiście z kosztami przechowania, które obciążają pracodawcę. W sytuacji gdy podmiot zatrudniający istnieje, obowiązek ten wpisuje się w obowiązek prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników zatrudnionych i tym samym nie stanowi odrębnej powinności pracodawcy.

Interesuje Cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej? kliknij tutaj >>

Problem powstaje w momencie, gdy podmiot zatrudniający zmienia swoją strukturę osobową. W razie przejęcia części zakładu pracy przez innego pracodawcę, pracownicy przekazywani w trybie art. 231 K.p. przejmowani są oczywiście wraz z aktami osobowymi przez nowego pracodawcę.

Przejęcie to może oczywiście dotyczyć tylko akt osobowych pracowników przekazywanych, co oznacza, że pracodawca nie może przekazać akt osobowych pracowników już nie zatrudnionych, jeżeli następuje przejęcie części zakładu przez innego pracodawcę.

Inaczej rzecz wygląda w sytuacji, gdy dochodzi do przejęcia całego zakładu pracy przez nowego pracodawcę, gdyż wówczas nowy pracodawca winien przejąć zarówno pracowników zatrudnionych z aktami osobowymi, ale także akta osobowe pracowników już nie zatrudniony6ch, chyba, że przekazujący pracodawca zlecił przechowywanie tych akt wyspecjalizowanej agendzie.

Problematykę tę reguluje ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (j.t. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z pózn. zm. oraz Nr 220, poz. 1600).

Zgodnie  art. 51p cyt. ustawy z 14.07.1983 r. w przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę.

W braku takiego wskazania przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy, po zapewnieniu przez likwidatora masy upadłości środków finansowych. W razie stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek likwidatora lub syndyka masy upadłości, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje podmiot nadzorujący jednostkę organizacyjną, do której dokumentacji należała.

W przypadku braku takiego podmiotu, w szczególności wówczas, gdy mamy do czynienia z prywatnym przedsiębiorcą, dokumentację przejmuje właściwe miejscowo archiwum państwowe Przed wydaniem postanowienia przez sąd w sprawie przekazania akt właściwemu archiwum państwowemu, wymagane jest zasięgnięcie przez sąd opinii naczelnika właściwego urzędu skarbowego ze względu na siedzibę pracodawcy, co do jego stanu majątkowego.

Właściwe archiwum państwowe po przejęciu akt osobowych ma prawo wystąpić do byłego pracodawcy z roszczeniem o zaspokojenie środków na pokrycie kosztów przechowania dokumentacji.

Żądanie pokrycia tych środków może być dochodzone w trybie przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (j.t. Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954).

Dopiero w przypadku, gdy egzekucja kosztów przechowywania dokumentacji osobowej przejętej przez archiwum państwowe okaże się bezskuteczna, wówczas koszty te są pokrywane z budżetu Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Niezależnie od tych administracyjnych trybów postępowania związanych z przechowywanie akt osobowych pracownika i związanymi z tym konsekwencjami finansowymi, pracodawca musi się liczyć z tym, że zaniedbanie obowiązku prowadzenia akt osobowych, bądź w razie likwidacji pracodawcy, przekazania tych akt, zgodnie z powołanymi przepisami, może rodzić jego odpowiedzialność odszkodowawczą.

Odpowiedzialność ta dotyczy zarówno istniejącego jak i już nie istniejącego pracodawcy. Podstawą dochodzenia roszczeń będzie art. 415 i nast. K.c.

Wszelkie negatywne konsekwencje jakich doznał były pracownik danego pracodawcy, lub byłego pracodawcy, mogą być w drodze roszczenia odszkodowawczego dochodzone od tego pracodawcy jako osoby fizycznej, która nie dopełniła ciążącego nań obowiązku właściwego przekazania akt celem przechowywania przez wymagany czas.

Z dniem 26 kwietnia 2007 r. w związku z ostatnią nowelizacją Kodeksu pracy (Dz. U. z 2007 r. Nr 64, poz. 426) wprowadzono do art. 281 K.p. nowy przepis sankcyjny o brzmieniu: Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem – podlega karze grzywny do 5.000.- złotych.

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj >>

Indywidualne Porady Prawne specjalistów

Wpisz tutaj swoje pytanie, a trafi ono do naszego prawnika specjalisty.

Opinie naszych Klientów ››



Kodeks pracy

[Pobierz Kodeks pracy] Stan prawny – 1.09.2016 r. j.t. z zaznaczonymi zmianami.

Kodeks pracy

[Pobierz ustawę o PIP] Stan prawny – 2.09.2016 r. j.t. z zaznaczonymi zmianami.


wizytówka