Zmiana godziny rozpoczynania pracy

Czy pracodawca może zmienić godzinę rozpoczynania pracy?

Pracodawca organizuje pracę zakładu i może wprowadzać zmiany w rozkładzie czasu pracy, ale musi zrobić to w prawidłowym trybie. Inaczej ocenia się jednorazową zmianę grafiku, inaczej przesunięcie stałej godziny rozpoczynania pracy dla całego działu, a jeszcze inaczej zmianę godziny wpisanej bezpośrednio do umowy o pracę.

Rozkład czasu pracy określa dni pracy, dni wolne, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczbę godzin do przepracowania w poszczególnych dniach. Zgodnie z art. 150 § 1 Kodeksu pracy systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe ustala się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym albo nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy.

Dlatego sama ustna informacja, że od teraz praca zaczyna się o 9.00 zamiast o 8.00, jest co do zasady niewystarczająca przy trwałej zmianie organizacji pracy. Pracownik powinien wiedzieć, z czego wynika nowy rozkład, od kiedy obowiązuje i czy został wprowadzony zgodnie z dokumentami obowiązującymi u pracodawcy.

Najpierw sprawdź, gdzie zapisano godzinę pracy

Najważniejsze jest ustalenie, czy godzina 8.00 została określona w regulaminie pracy, obwieszczeniu, układzie zbiorowym, umowie o pracę, informacji o warunkach zatrudnienia czy tylko w bieżącym grafiku. Od tego zależy sposób wprowadzenia zmiany.

Jeżeli pracodawca sporządza harmonogramy, art. 129 § 3 Kodeksu pracy przewiduje, że rozkład czasu pracy pracownika może być przygotowany w formie pisemnej lub elektronicznej na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, ale obejmujący co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca powinien przekazać harmonogram pracownikowi co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego harmonogram dotyczy.

Nie oznacza to, że harmonogramu nigdy nie wolno zmienić. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że przepisy Kodeksu pracy nie regulują wprost trybu zmiany grafiku, a zmiany mogą być dopuszczalne między innymi wtedy, gdy wynikają z przepisów albo z uzasadnionych okoliczności i zasad przewidzianych w regulacjach wewnątrzzakładowych. Pracownik powinien jednak zostać poinformowany w taki sposób i z takim wyprzedzeniem, aby realnie mógł zapoznać się ze zmianą.

Zmiana godziny pracy zapisanej w regulaminie lub obwieszczeniu

Jeżeli regulamin pracy, układ zbiorowy albo obwieszczenie wskazuje, że praca w danej grupie pracowników rozpoczyna się o 8.00, przesunięcie tej godziny na 9.00 wymaga zmiany odpowiedniego aktu. W przypadku regulaminu pracy art. 104³ § 1 Kodeksu pracy stanowi, że regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Do obwieszczenia, o którym mowa w art. 150 § 1 Kodeksu pracy, stosuje się odpowiednio art. 104³. W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien zachować czytelny tryb ogłoszenia zmiany, na przykład przez intranet, tablicę ogłoszeń, e-mail służbowy albo inny sposób przyjęty w zakładzie.

Warto przy tym odróżnić zmianę aktu wewnętrznego od bieżącego polecenia dotyczącego organizacji dnia pracy. Jeżeli w regulaminie zapisano tylko ogólne ramy, na przykład że praca może rozpoczynać się między 7.00 a 10.00, a szczegóły ustalane są w grafiku, pracodawca może mieć większą swobodę. Nadal jednak musi przestrzegać norm czasu pracy, odpoczynku dobowego i tygodniowego oraz zasad przekazywania harmonogramów.

Zmiana godziny pracy zapisanej w umowie o pracę

Jeżeli konkretne godziny pracy zostały wpisane w umowie o pracę, sytuacja jest dla pracodawcy trudniejsza. Umowa o pracę określa warunki pracy i płacy, a zmiana warunków umowy wymaga formy pisemnej. W takim przypadku stałe przesunięcie godziny rozpoczynania pracy z 8.00 na 9.00 powinno nastąpić przez porozumienie zmieniające albo wypowiedzenie zmieniające.

Art. 42 § 1 Kodeksu pracy przewiduje odpowiednie stosowanie przepisów o wypowiedzeniu umowy o pracę do wypowiedzenia wynikających z umowy warunków pracy i płacy. Wypowiedzenie zmieniające jest skuteczne wtedy, gdy pracodawca zaproponuje pracownikowi na piśmie nowe warunki. Jeżeli pracownik odmówi ich przyjęcia, umowa rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia. Jeżeli nie złoży oświadczenia o odmowie w terminie wynikającym z pouczenia, uznaje się, że przyjął nowe warunki.

Nie każda wzmianka o godzinach pracy w dokumentach kadrowych oznacza jednak, że godzina 8.00 stała się elementem umowy. Dlatego przed oceną sytuacji warto sprawdzić treść umowy, aneksy, regulamin, informację o warunkach zatrudnienia oraz przyjętą praktykę układania grafików.

Informacja o warunkach zatrudnienia a zmiana rozkładu

Od 2023 r. informacja o warunkach zatrudnienia jest znacznie bardziej rozbudowana. Pracodawca przekazuje ją w postaci papierowej lub elektronicznej, co do zasady nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Obejmuje ona między innymi normy i wymiar czasu pracy, przerwy, odpoczynek, zasady pracy w godzinach nadliczbowych, a przy pracy zmianowej także zasady przechodzenia ze zmiany na zmianę.

Jeżeli zmieniają się warunki zatrudnienia objęte tą informacją, pracodawca powinien poinformować pracownika o zmianie niezwłocznie, nie później niż w dniu, w którym zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to sytuacji, w której zmiana wynika ze zmiany przepisów prawa pracy lub prawa ubezpieczeń społecznych, a przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

Informacja o warunkach zatrudnienia sama w sobie nie zawsze jest źródłem rozkładu czasu pracy. Może jednak być ważnym dowodem, co pracodawca przekazał pracownikowi i czy późniejsza zmiana została prawidłowo zakomunikowana.

Ruchomy i indywidualny rozkład czasu pracy

Kodeks pracy dopuszcza rozwiązania bardziej elastyczne. Art. 140¹ Kodeksu pracy pozwala na rozkład czasu pracy przewidujący różne godziny rozpoczynania pracy w dniach pracy albo przedział czasu, w którym pracownik sam decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy. Taki rozkład nie może naruszać prawa do odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Rozkłady ruchome mogą być wprowadzane w trybie przewidzianym w art. 150 Kodeksu pracy, a także na pisemny wniosek pracownika. To ważne dla osób, którym nowa godzina pracy utrudnia dojazd, odbiór dziecka ze szkoły albo korzystanie z komunikacji publicznej.

Osobną podstawą jest art. 142 Kodeksu pracy. Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty. Pracodawca nie jest jednak automatycznie związany takim wnioskiem. Powinien go rozważyć, ale może odmówić, jeżeli przemawiają za tym rzeczywiste potrzeby organizacyjne.

Czy pracownik może odmówić pracy od godziny 9.00?

Odpowiedź zależy od tego, czy zmiana została wprowadzona prawidłowo. Jeżeli nowy rozkład wynika z ważnie zmienionego regulaminu, obwieszczenia albo harmonogramu, pracownik powinien się do niego stosować. Sam fakt, że dojazdy są mniej wygodne, zwykle nie wystarcza do odmowy wykonania pracy w nowych godzinach.

Jeżeli jednak pracodawca próbuje trwale zmienić godzinę wynikającą z umowy bez porozumienia albo wypowiedzenia zmieniającego, pracownik może kwestionować skuteczność takiej zmiany. W razie sporu znaczenie będą miały dokumenty, sposób zakomunikowania zmiany, dotychczasowa praktyka i to, czy pracodawca zachował przepisy o czasie pracy.

W praktyce warto działać spokojnie i dowodowo: poprosić o pisemne wskazanie podstawy zmiany, złożyć wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy, zachować korespondencję i sprawdzić, czy zmiana nie narusza odpoczynku dobowego, tygodniowego albo przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Co zrobić, gdy zmiana godziny jest dla pracownika niekorzystna?

Jeżeli przesunięcie rozpoczęcia pracy z 8.00 na 9.00 powoduje realne problemy z dojazdem, opieką nad dzieckiem albo innymi obowiązkami, warto złożyć do pracodawcy pisemny wniosek o pozostawienie dotychczasowego rozkładu albo ustalenie indywidualnych godzin pracy. Wniosek powinien być konkretny: warto wskazać proponowane godziny, uzasadnienie i informację, że rozwiązanie nie utrudni wykonywania obowiązków.

Pracownik może też poprosić o podstawę prawną i organizacyjną zmiany. Jeżeli pracodawca powołuje się na regulamin, powinien być on dostępny pracownikowi. Jeżeli powołuje się na harmonogram, warto sprawdzić, kiedy został przekazany i czy regulamin dopuszcza późniejsze korekty.

Gdy sprawa dotyczy poważnego sporu, a zmiana wpływa na możliwość dalszej pracy, należy rozważyć konsultację prawną albo kontakt z Państwową Inspekcją Pracy. Szczególnej analizy wymaga sytuacja, w której pracodawca łączy zmianę godzin z groźbą kary porządkowej, nieobecnością nieusprawiedliwioną albo wypowiedzeniem umowy.

FAQ

Podsumowanie

Pracodawca może organizować czas pracy i w określonych sytuacjach zmieniać godzinę rozpoczynania pracy, ale powinien zrobić to zgodnie z właściwym trybem. Jeżeli godzina wynika z regulaminu lub obwieszczenia, potrzebna jest zmiana tego aktu. Jeżeli wynika z umowy, konieczne może być porozumienie albo wypowiedzenie zmieniające. Jeżeli chodzi o grafik, znaczenie mają przepisy wewnętrzne, termin i sposób poinformowania pracownika oraz to, czy zmiana jest uzasadniona i nie narusza przepisów o czasie pracy.

W opisanej sytuacji warto poprosić pracodawcę o pisemne wskazanie podstawy zmiany i sprawdzić dokumenty obowiązujące w zakładzie pracy. Jeżeli nowa godzina jest szczególnie uciążliwa, pracownik może złożyć pisemny wniosek o indywidualny albo ruchomy rozkład czasu pracy.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 277, w szczególności art. 29, art. 42, art. 104³, art. 129, art. 140¹, art. 142 i art. 150 – tekst aktu w Dzienniku Ustaw.
• Państwowa Inspekcja Pracy, odpowiedź: Czy pracodawca może zmienić mi rozkład czasu pracy z dnia na dzień?

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.