Opublikowane: 08.02.2010

Autor: Dorota Kriger

Informacja dla pracownika o warunkach jego zatrudnienia

Każdy pracodawca, zawierając z pracownikiem umowę o pracę, jest zobowiązany, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, poinformować go o warunkach zatrudnienia, a także o uprawnieniach pracowniczych. Problematyka dotycząca zakresu informacji i terminów ich przekazania została omówiona w niniejszym artykule.

W myśl art. 29 § 3 K.p. pracodawca powinien na piśmie wręczyć pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, a także w przypadku kolejnych, zawieranych bezpośrednio po sobie umów o pracę, lub nie później niż w ciągu 1 miesiąca w sytuacji, kiedy w trakcie trwania umowy o pracę zmieniają się warunki lub uprawnienia pracownicze, np. przy zwiększeniu wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika.

Obowiązek informacyjny występuje także, gdy stosunek pracy został nawiązany na innej podstawie niż umowa o pracę (art. 29 § 5 K.p.).

Podstawowe informacje dotyczące nawiązanego stosunku pracy reguluje umowa o pracę, która określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy. Kwestie te uzupełnia informacja przekazywana pracownikowi, w której powinny znaleźć się następujące dane:

1. jaka jest obowiązująca pracownika dobowa i tygodniowa norma czasu pracy;
2. jaka jest częstotliwość wypłat wynagrodzenia za pracę;
3. jaki jest wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego;
4. jaka długość wypowiedzenia umowy o pracę obowiązuje pracownika.

Ponadto w informacji tej powinny być umieszczone dane o układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Zgodnie z art. 104¹ § 1 K.p. niektóre warunki pracy powinny być ujęte w regulaminie pracy, który reguluje organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia i wprowadzenia regulaminu pracy, to pracownika należy poinformować dodatkowo o pracy w porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Wątpliwości może budzić forma podawania takich informacji. Pracodawca, zgodnie z art. 29 § 3¹ K.p., może wywiązać się z obowiązku poinformowania pracownika o jego warunkach zatrudnienia, których zakres został wymieniony w punktach 1-4, a także o ich zmianie, poprzez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.

Przykładowo: dla pracownika, który ma umowę o pracę na pełen etat na czas nieokreślony, jego zatrudnienie trwa ponad 3 lata, ma prawo do 26 dni urlopu i pracuje w podstawowym systemie czasu pracy, informacja może wyglądać tak:

1. „pracownika obowiązuje 8-godzinna dobowa norma czasu pracy oraz przeciętnie 40-godzinna tygodniowa norma czasu pracy (lub zostały określona w art. 129 K.p.);
2. wynagrodzenie za pracę wypłacane jest pracownikowi raz w miesiącu (lub zostało określona w art. 85 § 1 i § 2 K.p.);
3. wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego wynosi 26 dni (lub został określony w art. 154 § 1 pkt 2 K.p.);
4. długość wypowiedzenia umowy o pracę wynosi 3 miesiące (lub został określony w art. 36 § 1 pkt 3 K.p.);
5. pracownik nie jest objęty układem zbiorowym pracy.”

Jeśli w zakładzie pracy nie funkcjonuje regulamin pracy, powyższa informacja powinna zostać uzupełniona o następujące dane:

• informacja nt. pory nocnej, np. „pora nocna obejmuje 8 godzin pomiędzy godzinami 22⁰⁰ a 6⁰⁰ dnia następnego”,
• informacja nt. wynagrodzenia, np. „wynagrodzenie wypłacane będzie w 5. dniu następnego miesiąca, w kasie w siedzibie pracodawcy w godzinach od 7⁰⁰ do 15⁰⁰, lub na rachunek bankowy wskazany przez pracownika”,
• informacja nt. przyjętego sposobu potwierdzenia przybycia i obecności w pracy, np. „obecność należy potwierdzać poprzez złożenie przez pracownika własnoręcznego podpisu na liście obecności znajdującej się w sekretariacie zakładu pracy”,
• informacja nt. przyjętego sposobu nieobecności w pracy, np. „pracownik, który nie może stawić się do pracy w danym dniu zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności a także o długości jej trwania. O nieobecności należy powiadomić: osobiście, telefonicznie lub w inny sposób – najpóźniej w 2. dniu nieobecności w pracy lub później, jeżeli z przyczyn od pracownika niezależnych zachowanie tego terminu było niemożliwe”.

Powinno się pamiętać o tym, że informacje przekazywane pracownikowi powinny być zindywidualizowane, czyli skierowane bezpośrednio do niego i uwzględniające dokładnie jego i tylko jego uwarunkowania.

Uwzględnić należy też każdą sytuację, która może mieć wpływ na zmienność tych uwarunkowań, np. osiągnięcie stażu pracy, który powoduje zwiększenie wymiaru urlopu wypoczynkowego; zatrudnienie w ciągu roku, wskutek czego urlop należy wyliczać proporcjonalnie; zatrudnienie na stanowisku związanym z odpowiedzialnością materialną za powierzone mienie, wskutek czego zastosowanie może mieć dłuższy okres wypowiedzenia.

Jeżeli warunki dotyczące konkretnego pracownika ulegną zmianie (jak w powyższych przykładach), pracodawca powinien, zgodnie z art. 29 § 3² K.p., niezwłocznie przekazać pracownikowi nowe warunki. Taka informacja powinna być przekazana pracownikowi nie później niż w ciągu 1 miesiąca od daty zajścia zmian. W takim samym terminie należy powiadomić pracownika o objęciu go układem zbiorowym pracy, a także o zmianie układu zbiorowego pracy, którym pracownik był objęty.

W przypadku, gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem umówionego terminu, o wszelkich zmianach w warunkach zatrudnienia pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika nie później niż do dnia rozwiązania umowy.

W przypadku pracowników skierowanych do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej na okres przekraczający 1 miesiąc, pracownicy – oprócz informacji w umowie określającej, jaki będzie czas wykonywania pracy za granicą, oraz walutę, w której pracownikowi wypłacane będzie w tym okresie wynagrodzenie – powinni zostać poinformowani dodatkowo o:

1. świadczeniach przysługujących z tytułu skierowania do pracy poza granicami kraju, obejmujących zwrot kosztów przejazdu oraz zapewnienie zakwaterowania;
2. warunkach powrotu pracownika do kraju.

Obowiązek ten wynika z art. 29¹ § 2 K.p., a pracodawca, zgodnie z art. 29¹ § 3 K.p., może się z niego wywiązać poprzez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.

Jeśli warunki zatrudnienia, o których mowa w art. 29¹ § 2 K.p., ulegną zmianie, to pracownikowi skierowanemu do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej należy przekazać nowe warunki (art. 29¹ § 4 K.p.). Również w tym przypadku dopuszczalne jest wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy dotyczących zmienionych warunków.

O zaistniałych zmianach należy poinformować pracownika niezwłocznie, ale nie później niż w ciągu 1 miesiąca od daty zajścia zmian, a gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu, to pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika nie później niż do dnia rozwiązania umowy.

Pisemna informacja o warunkach zatrudnienia stanowi część dokumentacji pracowniczej, dlatego potwierdzony przez pracownika egzemplarz informacji powinien być przechowywany w części B akt osobowych pracownika, a drugi egzemplarz powinien być w posiadaniu pracownika.

poleć artykuł znajomemu     wersja do druku

Dorota Kriger – absolwentka kierunku bankowość w Studium Finansów pod patronatem WSB w Poznaniu, licencjat Wydziału Ekonomicznego Akademii Ekonomicznej w Poznaniu w specjalności ekonomika pracy i zarządzanie kadrami. Od 1999 r. zatrudniona na stanowisku... więcej informacji »