Urlop macierzyński - jak go otrzymać i jakie dokumenty złożyć?

Jak przejść na urlop macierzyński po porodzie?

Jeżeli pracownica urodzi dziecko w czasie trwania stosunku pracy, prawo do urlopu macierzyńskiego powstaje z mocy prawa. Gdy przed porodem nie korzystała z części urlopu macierzyńskiego, urlop rozpoczyna się w dniu porodu. W takiej sytuacji nie trzeba składać klasycznego wniosku o urlop macierzyński, ponieważ pracodawca ma obowiązek udzielić go na podstawie samego faktu urodzenia dziecka.

Pracownica powinna jednak poinformować pracodawcę o przyczynie nieobecności. Zgodnie z zasadami usprawiedliwiania nieobecności w pracy zawiadomienie powinno nastąpić niezwłocznie, najpóźniej w drugim dniu nieobecności, chyba że szczególne okoliczności uniemożliwiają wcześniejsze zawiadomienie albo przepisy zakładowe przewidują korzystniejszy sposób informowania. W praktyce informację może przekazać także ojciec dziecka lub inna osoba bliska.

Wniosek jest potrzebny wtedy, gdy pracownica chce rozpocząć urlop macierzyński jeszcze przed przewidywaną datą porodu. Przed porodem można wykorzystać maksymalnie 6 tygodni urlopu macierzyńskiego. Po urodzeniu dziecka przysługuje wtedy pozostała część urlopu.

Jakie dokumenty trzeba złożyć, żeby otrzymać zasiłek macierzyński?

Samo rozpoczęcie urlopu macierzyńskiego nie zawsze wystarczy do sprawnej wypłaty zasiłku. Po porodzie należy przekazać pracodawcy dokument potwierdzający urodzenie dziecka, czyli co do zasady odpis skrócony aktu urodzenia dziecka albo kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez płatnika składek lub ZUS. Na wniosek osoby uprawnionej ZUS może również uzyskać odpis skrócony aktu urodzenia z urzędu stanu cywilnego.

Jeżeli zasiłek wypłaca pracodawca, dokumenty pozostają u płatnika zasiłku i na ich podstawie ustala on prawo do świadczenia. Jeżeli zasiłek wypłaca ZUS, pracodawca przekazuje do ZUS zaświadczenie płatnika składek na formularzu ZUS Z-3 oraz dokumenty niezbędne do ustalenia prawa do zasiłku. Pracownica zwykle nie musi samodzielnie kompletować dokumentacji płacowej pracodawcy, ale powinna dopilnować, aby pracodawca otrzymał akt urodzenia i ewentualny wniosek dotyczący zasiłku lub urlopu rodzicielskiego.

Jeżeli pracownica chce od razu skorzystać z urlopu rodzicielskiego i otrzymywać zasiłek w uśrednionej wysokości 81,5% podstawy wymiaru, powinna złożyć odpowiedni wniosek nie później niż 21 dni po porodzie. Termin ten ma znaczenie finansowe, dlatego nie warto odkładać formalności do końca urlopu macierzyńskiego.

Ile trwa urlop macierzyński?

Wymiar podstawowego urlopu macierzyńskiego zależy od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie. Zgodnie z art. 180 § 1 Kodeksu pracy wynosi:

1. 20 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie,
2. 31 tygodni w przypadku urodzenia dwojga dzieci przy jednym porodzie,
3. 33 tygodnie w przypadku urodzenia trojga dzieci przy jednym porodzie,
4. 35 tygodni w przypadku urodzenia czworga dzieci przy jednym porodzie,
5. 37 tygodni w przypadku urodzenia pięciorga i więcej dzieci przy jednym porodzie.

Po porodzie matka musi wykorzystać co najmniej 14 tygodni urlopu macierzyńskiego. Po tym czasie może zrezygnować z pozostałej części urlopu, jeżeli dalszą opiekę nad dzieckiem przejmie pracownik - ojciec wychowujący dziecko albo ubezpieczony ojciec dziecka, który w tym celu przerwie działalność zarobkową. W zwykłej sytuacji, gdy matka nie rezygnuje z urlopu, korzysta z całego przysługującego jej wymiaru.

Jeżeli dziecko albo matka wymaga hospitalizacji, przepisy przewidują szczególne rozwiązania. Po wykorzystaniu przez matkę co najmniej 8 tygodni po porodzie możliwe jest w określonych przypadkach przerwanie pobierania zasiłku macierzyńskiego i wykorzystanie pozostałej części po wypisaniu dziecka ze szpitala albo przejęcie części świadczenia przez ubezpieczonego ojca dziecka.

Urlop rodzicielski po macierzyńskim - co zmieniło się względem starszych zasad?

W starszych opracowaniach można spotkać pojęcie dodatkowego urlopu macierzyńskiego. Tego rozwiązania nie należy już stosować w dawnym modelu. Obecnie po urlopie macierzyńskim pracownik może skorzystać przede wszystkim z urlopu rodzicielskiego.

Urlop rodzicielski przysługuje łącznie obojgu pracownikom - rodzicom dziecka w wymiarze co do zasady 41 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka albo 43 tygodni przy porodzie mnogim. Przy dziecku posiadającym zaświadczenie, o którym mowa w ustawie "Za życiem", wymiar ten może wynosić odpowiednio 65 albo 67 tygodni. Każdemu z rodziców przysługuje wyłączne prawo do 9 tygodni tego urlopu i tej części nie można przenieść na drugiego rodzica. W praktyce oznacza to, że przy jednym dziecku jeden rodzic może zwykle wykorzystać maksymalnie 32 tygodnie urlopu rodzicielskiego, a pozostałe 9 tygodni jest przeznaczone wyłącznie dla drugiego rodzica.

Urlop rodzicielski można wykorzystać jednorazowo albo w nie więcej niż 5 częściach, nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 lat. Wniosek o urlop rodzicielski składa się pracodawcy w postaci papierowej albo elektronicznej, zasadniczo nie krócej niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu. Jeżeli rodzic chce uzyskać uśredniony zasiłek za okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego, powinien pamiętać także o 21-dniowym terminie liczonym od dnia porodu.

Uzupełniający urlop macierzyński od 19 marca 2025 r.

Od 19 marca 2025 r. w Kodeksie pracy funkcjonuje uzupełniający urlop macierzyński. Jest to odrębne uprawnienie dla pracowników - rodziców dzieci przedwcześnie urodzonych oraz dzieci urodzonych w terminie, które wymagają hospitalizacji po porodzie.

Urlop ten wykorzystuje się bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, a przed urlopem rodzicielskim. Jest udzielany jednorazowo na wniosek pracownicy albo pracownika - ojca wychowującego dziecko. Wniosek należy złożyć w postaci papierowej albo elektronicznej co najmniej 21 dni przed zakończeniem urlopu macierzyńskiego.

Wymiar uzupełniającego urlopu macierzyńskiego zależy od okresu hospitalizacji dziecka, tygodnia ciąży, w którym dziecko się urodziło, oraz masy urodzeniowej. Może wynieść maksymalnie 15 tygodni albo 8 tygodni. Za ten okres przysługuje zasiłek macierzyński w wysokości 100% podstawy wymiaru. Do wniosku trzeba zwykle dołączyć dokumentację potwierdzającą hospitalizację oraz dane wymagane przez przepisy, w szczególności zaświadczenie ze szpitala.

Ile wynosi zasiłek macierzyński?

Za okres urlopu macierzyńskiego zasiłek macierzyński wynosi 100% podstawy wymiaru zasiłku. Nie zawsze oznacza to dokładnie taką samą kwotę jak wynagrodzenie wypłacane przed porodem, ponieważ podstawę zasiłku ustala się według zasad z ustawy zasiłkowej, najczęściej na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z określonego okresu.

Za okres urlopu rodzicielskiego zasiłek wynosi zasadniczo 70% podstawy wymiaru. Jeżeli jednak w terminie 21 dni po porodzie zostanie złożony wniosek o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający urlopowi macierzyńskiemu i urlopowi rodzicielskiemu w pełnym wymiarze, zasiłek za te okresy wynosi 81,5% podstawy wymiaru. Ta uśredniona wysokość nie obejmuje 9 tygodni urlopu rodzicielskiego przysługujących wyłącznie drugiemu rodzicowi - za tę część zasiłek wynosi 70% podstawy wymiaru.

Jeżeli rodzic nie wykorzysta ani jednego dnia zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego w pierwszym roku życia dziecka, może powstać prawo do jednorazowego wyrównania zasiłku za okres urlopu macierzyńskiego do 100% podstawy wymiaru. Wyrównanie następuje na wniosek.

Kto wypłaca zasiłek - pracodawca czy ZUS?

To, kto technicznie wypłaca zasiłek macierzyński, zależy od statusu płatnika zasiłków. Pracodawca zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych sam ustala prawo do zasiłków i wypłaca je swoim ubezpieczonym w czasie trwania ubezpieczenia. Jeżeli płatnik zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych, wypłaty dokonuje ZUS.

W praktyce pracownica zatrudniona na umowę o pracę najczęściej przekazuje dokumenty swojemu pracodawcy. Jeżeli płatnikiem jest ZUS, pracodawca uzupełnia dokumentację i przekazuje ją do ZUS. ZUS wypłaca zasiłek po otrzymaniu kompletu dokumentów niezbędnych do ustalenia prawa do świadczenia.

FAQ

Podsumowanie

Po urodzeniu dziecka pracownica zatrudniona na umowę o pracę zasadniczo rozpoczyna urlop macierzyński automatycznie, ale musi zadbać o usprawiedliwienie nieobecności i przekazanie dokumentów potrzebnych do wypłaty zasiłku. Podstawowy urlop macierzyński trwa od 20 do 37 tygodni, a po nim można skorzystać z urlopu rodzicielskiego. W szczególnych przypadkach, zwłaszcza przy wcześniactwie lub hospitalizacji noworodka, możliwy jest także uzupełniający urlop macierzyński.

Najważniejsze terminy to 21 dni po porodzie przy wniosku o uśredniony zasiłek 81,5% oraz co najmniej 21 dni przed końcem urlopu macierzyńskiego przy wniosku o uzupełniający urlop macierzyński. Jeżeli sytuacja jest nietypowa, np. dotyczy hospitalizacji, przejęcia urlopu przez ojca, pracy u małego pracodawcy albo zbiegu urlopu z innymi świadczeniami, warto zweryfikować dokumenty przed ich złożeniem.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - Dz.U. 1999 nr 60 poz. 636
3. Ustawa z dnia 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. 2024 poz. 1871
4. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy - Dz.U. 1996 nr 60 poz. 281
5. Informacje ZUS o dokumentach niezbędnych do zasiłku macierzyńskiego - zus.pl
6. Informacje Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o urlopie macierzyńskim, rodzicielskim i uzupełniającym urlopie macierzyńskim - gov.pl

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.