• Autor: Artykuł Partnera
Podstawą właściwej archiwizacji akt pracowniczych jest przestrzeganie zasad określonych w Kodeksie Pracy oraz RODO. Dokumenty te muszą być przechowywane w sposób bezpieczny, w pełni chroniący dane osobowe przed dostępem osób nieuprawnionych.
Akta osobowe dzielą się na trzy części: A, B i C, a od 2019 roku obowiązuje skrócony okres przechowywania akt pracowniczych do 10 lat od zakończenia stosunku pracy (w określonych przypadkach). Więcej przydatnych informacji o wymogach prawnych dotyczących przechowywania akt pracowniczych zgromadzonych zostało na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/akta-pracownicze/.
Podstawowe elementy prawidłowego przechowywania akt to:
Bezpieczeństwo fizyczne – akta powinny być przechowywane w zamkniętych, zabezpieczonych szafach lub archiwach.
Kontrolowany dostęp – jedynie osoby upoważnione mogą mieć dostęp do danych osobowych pracowników.
Przechowywanie w formie cyfrowej – digitalizacja akt pozwala na łatwiejszy dostęp i archiwizację w sposób zgodny z RODO (o ile firma wdroży odpowiednie systemy zabezpieczające).
Zgodność z RODO wymaga, aby pracodawca stosował zasady minimalizacji danych, integralności i poufności. Oznacza to, że dane osobowe powinny być przechowywane jedynie przez okres niezbędny do celów, dla których zostały zebrane. Po upływie tego czasu należy je usunąć w bezpieczny sposób, na przykład poprzez zlecenie profesjonalnej firmie zajmującej się niszczeniem dokumentów.
Do głównych wymagań RODO w kontekście archiwizacji akt pracowniczych należą:
Zapewnienie poufności i integralności danych – wszystkie dokumenty powinny być odpowiednio zabezpieczone przed utratą, kradzieżą lub nieuprawnionym dostępem.
Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych – w celu wykazania zgodności z przepisami.
Spełnianie prawa do bycia zapomnianym – na żądanie byłego pracownika, po zakończeniu okresu przechowywania, firma musi usunąć jego dane osobowe.
Decyzja o wyborze firmy zajmującej się archiwizacją akt pracowniczych może znacząco wpłynąć na bezpieczeństwo i porządek w dokumentacji. Warto więc poświęcić chwilę na sprawdzenie, czy potencjalny partner spełnia wszystkie ważne kryteria. Najlepiej wybrać kogoś, kto ma ugruntowaną pozycję na rynku i potrafi udowodnić swoją rzetelność.
Oprócz tego, warto zwrócić uwagę na ofertę firmy. Kompleksowa usługa to często duże ułatwienie, dlatego lepiej wybierać specjalistów, którzy oferują m.in.:
archiwizację (np.: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/dokumenty-kadrowe/),
niszczenie,
digitalizację dokumentów (sprawdź: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/e-teczka-digitalizacja-dokumentacji-pracowniczej/)
Upewnij się również, że firma stosuje nowoczesne zabezpieczenia technologiczne i ma jasne procedury chroniące dane przed niepowołanym dostępem.
Zapytaj prawnika
Kodeks pracy
