• Autor: Marta Handzlik
Proszę o wyjaśnienie w jakiej formie pracodawca musi prowadzić ewidencję odzieży roboczej pracowników. Prowadzimy wersję elektroniczną dla każdego pracownika indywidualnie. Niestety nasz pan od BHP upiera się, że musimy prowadzić jeszcze wersję papierową.
Odpowiadając na Pana pytanie uprzejmie informuję, że zgodnie z art. 94 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r., poz. 1502) pracodawca jest obowiązany w szczególności prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.
Zgodnie z § 8 pkt 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika między innymi kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Szczegółową treść oraz formę takiej karty, a także komórkę organizacyjną odpowiedzialną za jej sporządzenie i przechowywanie ustala pracodawca.
Choć przepisy nie określają konkretnego wzoru karty ewidencji, to należy podkreślić, że z rozporządzenia wynika ogólny wymóg prowadzenia dokumentacji pracowników w formie pisemnej.
Taka interpretacja wynika z określeń użytych przez pracodawcę, takich jak „karta”, „lista”, „dokument”, „pisemne potwierdzenie”, co jednoznacznie wskazuje na formę pisemną. Oczywiście pracodawca może jednocześnie prowadzić ewidencję elektroniczną, jednak nie zwalnia go to z obowiązku prowadzenia ewidencji pisemnej.
Jak wspomniałam wyżej komórkę organizacyjną odpowiedzialną za jej sporządzenie i przechowywanie ustala pracodawca.
Możecie więc Państwo wskazać komórkę, która będzie odpowiedzialna za wydawanie i dokumentowanie tych czynności. Państwo jako bezpośredni przełożeni tego robić nie musicie, ale należy wskazać, kto jest za taką ewidencję odpowiedzialny.
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
O autorze: Marta Handzlik
Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Szczecińskiego. Specjalizuje się w prawie oświatowym i prawie pracy. Jest praktykującym prawnikiem z wieloletnim doświadczeniem zawodowym i byłym pracownikiem Ministerstwa Edukacji Narodowej. Odpowiada na najbardziej złożone pytania prawne. Jest autorką książki Finanse w oświacie. Prawo oświatowe w pytaniach i odpowiedziach, a także licznych artykułów, aktualności i komentarzy.
Zapytaj prawnika
Kodeks pracy
