Kiedy można legalnie niszczyć dokumenty kadrowe?

Czym jest dokumentacja kadrowa?

Na dokumentację kadrową składają się:

• akta osobowe pracowników - dzieli się je na 5 części (A-E),

• dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy - są to na przykład ewidencja czasu pracy, wnioski dotyczące zwolnień czy urlopów, karty wypłaconego wynagrodzenia.

Ustawodawca dopuszcza przechowywanie jej w formie zarówno papierowej, jak i elektronicznej. Czas przechowywania dla obu form jest tożsamy, jednak będzie on różny dla innych typów dokumentów. Zaniechanie obowiązków w tym zakresie zagrożone jest karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

Kiedy można zniszczyć dokumenty kadrowe?

Zdecydowaną większość dokumentów kadrowych można zniszczyć po upływie 10 lat od ustania zatrudnienia. Kodeks Pracy jasno wskazuje, że pracodawca nie powinien przechowywać dokumentacji ani dłużej, ani krócej. Wyjątkiem jest sytuacja, w której dokumenty wykorzystywane są w celach:

• historycznych,

• statystycznych,

• archiwalnych,

• naukowych.

Ustawodawca przewiduje też obowiązek przechowywania dokumentacji kadrowej przez 50 lat dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku. Nie jest istotne, czy pracownik wciąż jest zatrudniony w firmie. Dla pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018 istnieje możliwość przechowywania dokumentów przez 10 lat pod warunkiem złożenia w ZUS oświadczenia (ZUS OSW) i raportu informacyjnego (ZUS RIA). Po upłynięciu ustawowego okresu pracodawca ma prawo zniszczyć dokumenty dotyczące konkretnego pracownika. Musi to zrobić zgodnie z przepisami, o których więcej można przeczytać tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/masowe-niszczenie-dokumentow/.

Jak prawidłowo niszczyć dokumenty kadrowe?

Niszczenie dokumentów kadrowych podlega szczególnej ochronie - ostatecznie zawierają one dane zabezpieczone prawnie. Bardzo istotne jest więc przestrzeganie norm w zakresie wielkości ścinków papieru. W przypadku dokumentacji elektronicznej należy w prawidłowy sposób zniszczyć nośniki danych. Tego typu usługę świadczy wykwalifikowana firma, z której ofertą można zapoznać się na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/. Obowiązek prawidłowej utylizacji dokumentów pracowniczych spoczywa na pracodawcy, podobnie jak w przypadku odpowiedniego ich przechowywania.