• Autor: Dorota Kriger
Ile dni przed planowanym urlopem wypoczynkowym należy złożyć wniosek o udzielenie go? Kiedy pracodawca powinien go przyznać? Czy jeśli dostanę zgodę na urlop, to pracodawca może zmienić jeszcze zdanie?
Pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego (art. 152 § 1 Kodeksu pracy – w skrócie K.p.) oraz ma prawo wykorzystać ten urlop w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał do niego prawo, zaś pracodawca jest zobowiązany mu go udzielić (art. 161 K.p.). Przepisy nie definiują, z jak dużym wyprzedzeniem należy złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy, aby pracodawca rozpatrzył go pozytywnie. Nie termin złożenia wniosku jest bowiem istotny, ale konieczność zapewnienia prawidłowego toku pracy w czasie nieobecności pracowników. Z tego też względu pracodawcy na początku roku, zgodnie z art. 163 § 1 K.p., ustalają plan urlopów, uwzględniający wnioski pracowników, w oparciu o który później pracownicy ci wykorzystują swoje urlopy wypoczynkowe. Plan urlopów nie obejmuje części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 1672 K.p., czyli urlopu na żądanie.
Terminy urlopów w większości zakładów pracy są więc znane na długo przed ich rozpoczęciem i pracownik nie jest zobowiązany w jakiś szczególny sposób się o urlop ubiegać. Nie wszyscy pracodawcy zobowiązani są jednak do tworzenia planu, w którym określane są terminy urlopów pracowniczych w danym roku kalendarzowym. Prawo zezwala zrezygnować z ustalania planu urlopów wtedy, gdy pracodawca uzyska na rezygnację zgodę zakładowej organizacji związkowej. Także pracodawca, w którego zakładzie pracy nie działa organizacja związkowa może nie tworzyć planu urlopów. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu wypoczynkowego po porozumieniu się z pracownikiem. Jedynie więc u pracodawcy, który nie utworzył planu urlopów, konieczne jest indywidualne wnioskowanie o urlop wypoczynkowy. Tak szczegółowe zasady jego przyznawania, o jakich mowa w pytaniu, nie są jednak określone w Kodeksie pracy – wnioski o urlop wypoczynkowy są w każdym przypadku rozpatrywane przez pracodawcę (osobę reprezentującą pracodawcę w sprawach pracowniczych), i to od niego zależy, czy wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie czy negatywnie – przy czym pracodawca, podejmując taką decyzję, powinien kierować się interesem zakładu pracy oraz potrzebami pracownika, a nie np. datą złożenia wniosku. Termin złożenia wniosku może oczywiście być czynnikiem decydującym o jego pozytywnym rozpatrzeniu – odpowiednio wcześnie złożony wniosek pozwoli pracodawcy zapewnić normalny tok pracy, np. poprzez organizację zastępstwa za urlopowanego pracownika. Są jednak sytuacje, kiedy nawet odpowiednio wczesne złożenie wniosku nie będzie gwarantowało jego pozytywnego rozpatrzenia – np. jeśli pracownik złoży wniosek o urlop na dwa tygodnie przed terminem jego rozpoczęcia, zaś w zakładzie pracy ma miejsce epidemia grypy lub potencjalny zastępca również w tym czasie udaje się na urlop, wyjeżdża na szkolenie itp.
Zatwierdzenie wniosku przez pracodawcę lub wskazanie terminu urlopu w planie urlopów również nie zawsze jest równoznaczne z tym, że urlop ten rozpocznie się i zakończy w uzgodnionym terminie. Kodeks pracy zezwala bowiem w uzasadnionych przypadkach odwołać pracownika z urlopu – ma to miejsce gdy obecności pracownika w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (art. 167 § 1 K.p.). W takim przypadku, zgodnie z art. 167 § 2 K.p., pracodawca będzie obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Pracodawca może też przesunąć termin rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego przez pracownika z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność tego pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 § 2 K.p).
Możliwość przesunięcia urlopu dotyczy również pracownika – może on wnioskować o zmianę terminu urlopów, jeśli wystąpią ku temu ważne powody (art. 164 § 1 K.p.).
Planowanie urlopu z wyprzedzeniem
Anna pracuje jako księgowa w dużej firmie produkcyjnej. Już na początku roku, zgodnie z planem urlopów ustalonym przez pracodawcę, zaplanowała swój dwutygodniowy urlop wypoczynkowy na sierpień. Dzięki temu miała pewność, że jej wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie. Kiedy nadszedł czas urlopu, jej obowiązki przejęła inna księgowa, co pozwoliło jej bez stresu cieszyć się wakacjami. Anna wiedziała, że wcześniejsze zaplanowanie urlopu jest kluczowe, aby uniknąć komplikacji i umożliwić pracodawcy organizację zastępstw.
Nagła zmiana planów urlopowych
Marek pracuje w dziale IT w średniej wielkości przedsiębiorstwie, które nie tworzy planu urlopów. Złożył wniosek o urlop dwa miesiące przed planowanym wyjazdem na wakacje w czerwcu. Niestety, tydzień przed rozpoczęciem urlopu, Marek został poinformowany przez pracodawcę, że jego obecność w pracy jest niezbędna z powodu pilnego projektu. Pracodawca odwołał jego urlop, zobowiązując się jednocześnie do pokrycia kosztów, jakie Marek poniósł w związku z odwołaniem wyjazdu. Choć sytuacja była trudna, Marek zrozumiał, że nagłe okoliczności mogą czasem wpłynąć na plany urlopowe.
Elastyczność i porozumienie z pracodawcą
Joanna jest zatrudniona jako nauczycielka w prywatnej szkole, gdzie terminy urlopów ustalane są w porozumieniu z pracownikami. W maju planowała krótki urlop w lipcu, ale nie była pewna dokładnych dat, ponieważ czekała na potwierdzenie terminów obozu, na który miały pojechać jej dzieci. Joanna porozumiała się z pracodawcą, który zgodził się na elastyczność w ustaleniu terminu urlopu. Dzięki temu, gdy tylko Joanna otrzymała informacje o obozie, mogła szybko złożyć wniosek i uzyskać zgodę na urlop. Dzięki otwartej komunikacji i elastycznemu podejściu ze strony pracodawcy udało się uzgodnić termin, który odpowiadał obu stronom.
Planowanie urlopu wypoczynkowego wymaga współpracy między pracownikiem a pracodawcą, aby zapewnić prawidłowy tok pracy w firmie. Kluczowe jest wcześniejsze uzgadnianie terminów, co pozwala uniknąć nieporozumień i umożliwia pracodawcy zorganizowanie zastępstw. W nieprzewidzianych sytuacjach pracodawca może odwołać lub przesunąć termin urlopu, lecz zawsze powinien brać pod uwagę potrzeby pracownika oraz konieczność pokrycia ewentualnych kosztów związanych z odwołaniem urlopu.
Skorzystaj z naszych usług porad prawnych online i profesjonalnego przygotowania pism, aby skutecznie rozwiązać swoje problemy prawne i uzyskać fachowe wsparcie bez wychodzenia z domu. Aby skorzystać z naszych usług, opisz swój problem w formularzu pod artykułem.
1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
O autorze: Dorota Kriger
Absolwentka kierunku bankowość w Studium Finansów pod patronatem WSB w Poznaniu, licencjat Wydziału Ekonomicznego Akademii Ekonomicznej w Poznaniu w specjalności ekonomika pracy i zarządzanie kadrami. Od 1999 r. zatrudniona na stanowisku specjalisty do spraw administracji i zamówień publicznych, zajmuje się m.in. sprawami pracowniczymi.
Współpracuje przy pozyskiwaniu funduszy unijnych na realizację inwestycji i rozwój przedsiębiorczości (ukończone studia podyplomowe na Wydziale Ekonomicznym Uniwersytetu Gdańskiego w zakresie „Rozwój regionalny i fundusze strukturalne Unii Europejskiej. Kierowanie projektami”).
Zapytaj prawnika
Kodeks pracy
