• Autor: Kinga Kościelniak
Jestem na okresie wypowiedzenia. Mimo prośby o nieinformowaniu przez pracodawcę producentów, dostawców o mojej decyzji, gdyż chciałabym to zrobić osobiście w ostatnim dniu pracy wraz ze wskazaniem osoby przejmującej moje obowiązki, pracodawca przekazuje takie informacje klientom, co rodzi dla mnie dwuznaczne sytuacje. Ostatnio dostałam polecenie, abym sama wystosowała taką informację, mimo że do zakończenia stosunku pracy mam jeszcze 2 miesiące. Czy ignorowanie prośby pracownika w tym zakresie jest w porządku? Czy pracodawca może mi nakazać już teraz informować kontrahentów o rozwiązaniu umowy?
W tej kwestii warto przytoczyć sprawę rozpoznawaną przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie. Prezes UODO udzielił spółce upomnienia. Organ stwierdził, że udostępnienie danych osobowych skarżącego osobie trzeciej, niebędącej pracownikiem spółki, stanowiło naruszenie zasady minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c) oraz było niezgodne z art. 6 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako: RODO). Natomiast udostępnienie spornych danych pracownikom spółki znajdowało oparcie w art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Przepis ten stanowi, że przetwarzanie danych jest zgodne z prawem, jeżeli jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub stronę trzecią. Nie zakończyło to jednak sporu, ponieważ pracownik na wypowiedzeniu postanowił wnieść skargę.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wskazał, że spółka miała prawnie uzasadniony interes w powiadomieniu współpracowników skarżącego o jego odejściu z pracy. Z wyjaśnień przełożonego wynikało, że wysłanie e-maila było podyktowane potrzebą przeorganizowania pracy. Zgodnie bowiem z art. 22 § 1 i art. 94 pkt 2 ustawy Kodeks pracy „do podstawowych kompetencji pracodawcy, należy organizowanie i kierowanie pracą pracowników”. Pracownik na wypowiedzeniu wytknął organowi naruszenie art. 221, 94 pkt 9 i 943 § 1 Kodeksu pracy. Sąd uznał jednak, że zarzuty te okazały się całkowicie nieuzasadnione, ponieważ art. 221 Kodeksu pracy jasno określa dane osobowe, których może żądać pracodawca od pracownika, i jest wśród nich imię i nazwisko. Natomiast pozostałe przepisy dotyczą obowiązków pracodawcy związanych ze stosowaniem obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników i wyników ich pracy oraz przeciwdziałania mobbingowi. Tymczasem kwestia ich przestrzegania nie była objęta niniejszym postępowaniem.
Przenosząc powyższe na kanwę niniejszej sprawy, pracodawca powinien poinformować współpracowników o Pani odejściu. W odniesieniu do klientów i dostawców jest to ze sobą w pewnym stopniu powiązane, a mianowicie chodzi o to, że pracownik, który przejmie Pani zakres czynności, może udzielić takiej informacji dostawcom i klientom w ramach realizacji zadań pracowniczych, zdrożenia się w zakres nowych obowiązków. Polecenie, jakie wystosował do Pani pracodawca odnośnie poinformowania dostawców i klientów o Pani odejściu, również było podyktowane zachowaniem ciągłości prawidłowego funkcjonowania firmy i tymże przypadku niestety trudno doszukać się nieprawidłowych działań pracodawcy.
Pani Marta po 10 latach pracy w firmie złożyła wypowiedzenie. Pracodawca poinformował zespół o jej odejściu za pomocą wewnętrznego maila, podając tylko imię, nazwisko i datę zakończenia współpracy. Powiadomienie to było konieczne, aby zorganizować pracę zespołu i przekazać obowiązki innemu pracownikowi, zgodnie z zasadami zarządzania firmą.
Pan Tomasz zajmujący się kluczowymi klientami firmy również rozwiązał umowę o pracę. Pracodawca zlecił Tomaszowi poinformowanie klientów o jego odejściu, aby zapewnić płynne przekazanie obowiązków nowej osobie, bez zakłóceń w relacjach biznesowych. To działanie miało na celu ochronę interesów firmy oraz jej partnerów.
Po odejściu Pani Ewy, która była odpowiedzialna za kontakty z dostawcami, pracodawca polecił jej nowemu zastępcy poinformowanie dostawców o zmianie. Dzięki temu dostawcy wiedzieli, do kogo mogą się teraz zwracać, co zapewniło sprawny przebieg dalszej współpracy i uniknięcie przestojów w realizacji zamówień.
Powiadamianie o rozwiązaniu umowy jest istotnym elementem zarządzania w firmie, który zapewnia ciągłość pracy i minimalizuje zakłócenia w organizacji. Pracodawca ma prawo informować współpracowników, klientów i dostawców o odejściu pracownika, aby skutecznie zorganizować przekazanie obowiązków oraz utrzymać płynność funkcjonowania firmy. Działania te muszą jednak respektować zasady ochrony danych osobowych i minimalizacji informacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami takimi jak RODO.
Zastanawiasz się, jak prawidłowo poinformować o rozwiązaniu umowy o pracę, aby uniknąć problemów prawnych? Nasza kancelaria oferuje kompleksowe doradztwo w zakresie procedur związanych z zakończeniem współpracy, ochroną danych osobowych oraz komunikacją z pracownikami, klientami i dostawcami. Pomagamy pracodawcom i pracownikom w sporządzaniu wypowiedzeń, analizie obowiązujących przepisów oraz w rozwiązywaniu ewentualnych sporów sądowych.
1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
Zapytaj prawnika
Kodeks pracy
