Obowiązki związane z wydaniem świadectwa pracy

Zgodnie z art. 97 K.p. w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

Interesuje Cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej? kliknij tutaj >>

Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Jeśli dane zamieszczone w świadectwie pracy nie będą odpowiadać rzeczywistości, pracownik może w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wystą­pić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa. W razie nieuwzględ­nienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 7 dni od zawiadomienia o od­mowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy.

Obowiązek sprostowania świadectwa pracy dotyczy także przypadku , gdy  z orzeczenia sądu pracy wynika, że rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy nastąpiło z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, wówczas pracodawca jest obowiązany zamieścić w świadectwie pracy informację, że rozwiązanie umowy o pracę nastą­piło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.

W związku z częstymi przypadkami uzależniania wydania świadectwa pracy od uprzedniego rozliczenia się z pracodawcą, ustawodawca wyraźnie zakazał takiego sposobu postępowania.

Szczegółową treść świadectwa pracy oraz sposób i tryb jego wydawania a także prostowania określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15.05.1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, Dz. U. Nr 60, poz. 282, z późn. zm. oraz z 2003 r. Nr 230, poz. 2289.

W świadectwie pracy należy podawać także liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Odrębnie należy wskazać liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy, na podstawie art. 167² K.p.

Moim zdaniem, w świadectwie pracy powinno się podawać albo liczbę dni albo liczbę godzin urlopu wykorzystanego lub za który wypłacono ekwiwalent, natomiast w stosunku do urlopu na żądanie powinno się podawać liczbę dni wykorzystanego urlopu z art. 167² K.p. Wychodzę bowiem z założenia, że jeżeli liczba dni należnego urlopu za dany rok została pracownikowi celowościowo przeliczona na godziny, to już nie ma potrzeby operowania ułamkami urlopu określonego w dniach, bo tym sposobem bardzo łatwo o pomyłkę.

Zgodnie z przepisem wykonawczym, pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie – w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo upoważnionej przez niego osobie nie jest możliwe, pracodawca, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie, za pośrednictwem poczty, albo doręcza go w inny sposób.

Niemożliwość wydania świadectwa pracy oznacza wyłącznie przypadek nieobecności pracownika w pracy w ostatnim dniu trwania stosunku pracy, przy równoczesnym niewyznaczeniu osoby do odebrania świadectwa w jego imieniu, lub też niezgłoszeniu się tej osoby u pracodawcy, w tym dniu.

Wobec tego, jeśli w ostatnim dniu trwania stosunku pracy pracownik jest obecny w pracy, to nie może być mowy o niemożliwości wydania świadectwa pracy. Tylko wskazany wyjątek jest dopuszczalny, ponieważ normodawca przesuwa część ryzyka obciążającego pracodawcę na pracownika, dopuszczając prawnie 7-dniową zwłokę w wydaniu świadectwa pracy.

Zabieg taki może być poprawny, przy założeniu, że powody nie wydania świadectwa pracy leżą po stronie pracownika a nie pracodawcy. Odmienny przypadek byłby nie do pogodzenia z zasadą ryzyka podmiotu zatrudniającego.

Pracownik ma prawo w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wy­stąpić z wnioskiem do pracodawcy o jego sprostowanie. W razie nieuwzględ­nienia wniosku, pracownikowi przysługuje w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy (art. 97 § 2¹ K.p.).

Prawo wystąpienia do sądu jest formalnie uwarunkowane uprzednim żądaniem sprostowania świadectwa, a ponadto pracownik jest związany w obu przypadkach 7-dniowym terminem. Termin ten należy jednak uznać za instrukcyjny, skoro pracownik może żądać odszkodowania z tytułu wydania niewłaściwego świadectwa pracy, bez względu na to, czy wcześniej żądał jego sprostowania (por. wyrok SN z dnia 13.10.2004 r. II PK 36/04, OSNP 2005/8/106).

Jeżeli pracownik rozwiązał umowę o pracę w trybie art. 55 § 1¹ K.p., to pomimo tego, że takie rozwiązanie umowy pociąga za sobą skutki, jakie przepisy prawa wiążą z rozwiązaniem umowy przez pracodawcę za wypowiedzeniem (art. 55 § 3 K.p.), to jednak w świadectwie pracy powinien być zapisany rzeczywisty sposób rozwiązania umowy.

W uzasadnionych przez pracownika przypadkach, pracodawca wydaje odpis świa­dectwa pracy pracownikowi lub pisemnie upoważnionej przez niego osobie (§ 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15.05.1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania – Dz. U. Nr 60, poz. 282, z późn. zm. oraz z 2003 r. Nr 230, poz. 2289). Pracodawca nie może wobec tego odmówić wydania duplikatu świadectwa, jeżeli pracownik złoży w tej sprawie uzasadniony wniosek.

Zgodnie z art. 97 § 1¹ K.p., w  przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę z pracownikiem, z którym dotychczasowy pracodawca nawiązuje kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy, tylko na jego żądanie. Zapis ten zwalnia pracodawcę z obowiązku wydania świadectwa pracy z urzędu, w razie, gdy dochodzi do kontynuowania stosunku pracy.

Odpis świadectwa pracy powinien być przechowywany w części C akt personalnych pracownika, prowadzonych z godnie z przepisami rozporządzenia MPiPS z 28.05.1996 r., Dz. U. nr 62 poz. 286 oraz z 2002 r. nr 214, poz. 1812 określającego zakres prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika.

W myśl rozporządzenia Ministra Kultury z 16.09.2002 r. w sprawie......trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, Dz. U. nr 167, poz. 1375, akta osobowe przechowuje się przez 50 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po dacie ich wytworzenia. Ostatnim wytworzonym dokumentem jest zwykle świadectwo pracy, toteż termin 50 letni rozpocznie bieg najwcześniej od 1 stycznia roku następnego, po dacie rozwiązania stosunku pracy.

Stosownie do przepisu art. 51r. 1. ustawy z 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dz. U. nr 171, poz. 1396, ze zm. oraz z 2003 r. nr 137, poz. 1302, w przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę.

Obowiązek przechowywania akt personalnych nie jest, co prawda zagrożony obecnie żadną sankcją karna, czy wykroczeniową, niemniej jednak zaniechanie go może pociągać za sobą konsekwencje dla byłego pracodawcy.

W wyroku z dnia 13.10.2004 r. II PK 36/04, ONSP 2005/8/106, Sąd Najwyższy stwierdził, że pracownik może na podstawie art. 471 K.c. przez art. 300 K.p. dochodzić od pracodawcy naprawienia szkody wyrządzonej niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy, inne niż utrata zarobków związana z pozostawaniem bez pracy.

Analogiczną podstawą dochodzenia roszczeń przez pracownika jest niepoświadczenie w świadectwie pracy wykonywania przez pracownika pracy w warunkach szczególnych. Zważywszy zaś na to, że szkoda, czyli wymagalność roszczenia odszkodowawczego, nastąpi w momencie starania się przez pracownika o emeryturę, pracodawca winien dołożyć szczególnej staranności przy sporządzaniu świadectwa pracy oraz przechowywaniu akt personalnych.

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj >>