Oddelegowanie pracownika za granicę, zaświadczenie A1 (US-3) dla pracownika

Formularze A1 i US-3

Zaświadczenie A1 jest wymagane ilekroć polski pracodawca zatrudnia pracowników, którzy wykonują pracę (lub mają wykonywać pracę) w państwach UE, EOG, Szwajcarii, jednakże mają podlegać pod polski system ubezpieczeń społecznych.

Formularz US-3 jest zaświadczeniem A1 z art. 12 ust. 1 Rozporządzenia 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Jest on wymagany wówczas, gdy polski pracodawca prowadzi normalnie działalność w Polsce, zatrudnia w Polsce pracowników i chce jedynie czasowo przenieść część pracowników lub jednego z nich do wykonywania pracy za granicą przez okres do maksymalnie 24 miesięcy.

Przepisy niestety nie wskazują, w jakiej konkretnie formie takie świadczenie pracy ma mieć miejsce, a zatem świadczenie pracy za granicą przez pracownika pozostającego w stosunku pracy z polskim pracodawcą może zostać potraktowane jako podróż służbowa (delegacja) albo jako „oddelegowanie”. To, którą formę pracodawca wybierze, ma znaczenie i na gruncie podatku dochodowego, i ubezpieczeń, jak i na gruncie należności, jakie będą przysługiwały pracownikowi.

Podróż służbowa, oddelegowanie – różnice i obowiązki pracodawcy

Zgodnie z Kodeksem pracy (K.p.) podróż służbowa ma miejsce, gdy pracownik na polecenie pracodawcy wykonuje pracę poza siedzibą pracodawcy bądź poza innym stałym miejscem wykonywania pracy wskazanym w umowie o pracę. Pracownikowi takiemu przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Z kolei oddelegowanie to czasowa zmiana miejsca wykonywania pracy mająca miejsce za zgodą pracownika. Z praktycznego punktu widzenia oddelegowanie jest wykonywaniem normalnych obowiązków pracownika związanych z jego stanowiskiem, tyle że w innym miejscu niż dotychczas, bo u zagranicznego pracodawcy, przy czym stosunek pracy nadal łączy takiego pracownika z polskim pracodawcą.

W praktyce zalecam wziąć pod uwagę kilka zasadniczych czynników, które pomogą odpowiedzieć na pytanie, czy traktować dany wyjazd jako podróż służbową, czy jako oddelegowanie. Po pierwsze długość okresu świadczenia pracy za granicą. W doktrynie przyjęło się, że podróż służbowa trwa do 3 miesięcy, zaś oddelegowanie od 3 miesięcy do kilku lat. A zatem im dłużej trwa praca za granicą, tym idziemy w kierunku oddelegowania. Po drugie, ustalamy, jaki podmiot uzyskuje korzyści z pracy pracownika za granicą: w sytuacji podróży służbowej korzyści czerpie polski pracodawca, w przypadku oddelegowania korzyści z pracy pracownika czerpie owa spółka zagraniczna. I trzecia kwestia – to nadzór nad pracownikiem: w przypadku podróży służbowej nadzór i kierownictwo nad pracownikiem sprawuje polski pracodawca, a w przypadku oddelegowania pracownik podlega pod ową spółkę zagraniczną. Oczywiście zaznaczam, że żadna z w tych okoliczności nie jest przesądzająca, jednak są to kryteria pomocne. Z formalnego punktu widzenia podróż służbowa to nic innego jak jednostronne polecenie wyjazdu wydane przez pracodawcę pracownikowi i pracownik co do zasady nie może mu się sprzeciwić, z kolei oddelegowanie wymaga zgody pracownika i jest to zwykle porozumienie pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, gdzie określa się długość wyjazdy, miejsce oddelegowania i wymaga zawarcia na ten okres aneksu do umowy o pracę zwanego listem oddelegowania.

Podróż służbowa i oddelegowanie w aspekcie podatkowym i ubezpieczeniowym

Wybór pomiędzy podróżą służbową a oddelegowaniem ma duże znaczenie w aspekcie podatkowym i ubezpieczeniowym. Świadczenia uzyskiwane przez pracownika będącego w podróży służbowej objęte są preferencyjnym reżimem podatkowym i występuję liczne zwolnienia z opodatkowania i wyłączenia z podstawy wymiaru składek w zakresie ubezpieczeń. Z kolei należności otrzymywane przez pracowników oddelegowanych do wykonania pracy za granicą są przychodem do opodatkowania i jedynie wyjątkowo dochodzi do zwalniania niektórych z tych świadczeń z opodatkowania czy wyłączenia z podstawy wymiaru składek. Nadto, jeżeli wyjazd ma charakter podróży służbowej, na pracodawcy polskim ciąży wynikający z przepisów prawa pracy obowiązek wypłaty diet oraz zapewnienia innych należności z tytułu podróży służbowej, które to należności są zwolnione z opodatkowania oraz wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne do wysokości określonej w odpowiednich przepisach. Jeżeli zaś wyjazd ma charakter oddelegowania, to pracodawca nie ma obowiązku wypłaty diet, zapewnienia transportu czy zakwaterowania; brak jest również możliwości zastosowania zwolnienia z opodatkowania czy wyłączenia z podstawy wymiaru składek diet, kosztów przejazdów oraz wartości zakwaterowania na podstawie przepisów o podróżach służbowych.

Pojęcie podróży służbowej i przysługujących w związku z tym świadczeń dla pracowników było przedmiotem wielokrotnych rozważań Sądu Najwyższego, który wyraźnie wskazywał, że podróżą służbową jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i w miejscu określanym w poleceniu wyjazdu służbowego, przy czym podróż służbowa ma mieć charakter incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały związany z wykonaniem jakiegoś konkretnego zadania, nie zaś w sytuacji stałego, ciągłego wykonywania zwykłych obowiązków pracowniczych poza stałym miejscem świadczenia pracy (tak np.: wyroki Sądu Najwyższego: z dnia 2 grudnia 2009 r., II PK 138/09, Monitor Prawa Pracy 2010 nr 6, s. 312; z dnia 9 lutego 2010 r., I PK 157/09, OSNP 2011 nr 15-16, poz. 200; z dnia 30 października 2013 r., II UK 111/13, Legalis nr 848142, uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r., II PZP 11/08, OSNP 2009 nr 13-14, poz. 166). O wysłaniu w podróż służbową decyduje polecenie służbowe udania się poza określone w umowie o pracę miejsce wykonywania pracy (por. art. 29 § 1 pkt 2 p.). W wyroku z dnia 8 listopada 2012 r., II UK 87/12 (LEX nr 1341675) Sąd Najwyższy stwierdził, że o podróży służbowej można mówić jedynie w wypadku delegowania narzuconego pracownikowi, wobec czego zawarcie porozumienia co do wykonywania określonej pracy w ramach delegowania prowadzi do okresowej zmiany ustalonego w umowie miejsca pracy (por. także wyroki Sądu Najwyższego z dnia 20 lutego 2007 r., II PK 165/06, OSNP 2008 nr 7-8, poz. 97, z dnia 4 marca 2009 r., II PK 210/08, OSNP 2010 nr 19-20, poz. 233, z dnia 11 stycznia 2013 r., II UK 157/12, LEX nr 1555520).

Określenie, pod który system ubezpieczeń podlega pracownik za granicą

Natomiast znamienna jest konkluzja zawarta w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 12 września 2018 r., III UK 134/17, wskazująca, że: „Gdy delegowanie dotyczy stałej pracy za granicą na rzecz swego pracodawcy, wysłanie (delegowanie) pracownika na obszar innego państwa Unii należy traktować jako odrębną instytucję prawną określoną w czasie objętym sporem w art. 12 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (por. też wyroki Sądu Najwyższego z dnia 30 października 2013 r., II UK 111/13, LEX nr 1393796 oraz z dnia 30 października 2013 r., II UK 112/13, LEX nr 1403878). Właśnie na podstawie tych przepisów wydano odwołującemu się formularz A1 o podleganiu w spornych okresach przez G. M. polskiemu ubezpieczeniu społecznemu jako obywatelowi polskiemu zatrudnionemu za granicą, wysłanemu przez polskiego pracodawcę w ramach istniejącej umowy o pracę. Charakter prawny zaświadczenia dotyczącego ustawodawstwa właściwego wydawanego na podstawie art. 11 rozporządzenia Rady Nr 574/72 z 21 marca 1972 r. w sprawie wykonywania rozporządzenia 1408/71 w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych, osób prowadzących działalność gospodarczą i członków ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie (Dz.U.UE.L 72.74.1, Dz.U.UE – sp. 05.01.83 z późn. zm.), pełniącego rolę analogiczną do wydanego skarżącemu formularza A1, był przedmiotem rozważań Sądu Najwyższego w uchwale z dnia 18 marca 2010 r., II UZP 2/10 (OSNP 2010 nr 17-18, poz. 216). Sąd Najwyższy przyjął w niej, że zarówno wydanie poświadczenia, jak i odmowa wydania takiego poświadczenia poprzedzone być musi każdorazowo oceną ZUS, czy mając na względzie obowiązujące przepisy, pracownicy podlegają polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Wydanie, jak również odmowa wydania takiego zaświadczenia stanowią zatem rozstrzygnięcie tego organu, odpowiednio co do objęcia, względnie odmowy objęcia pracownika polskim systemem ubezpieczeń społecznych. Inaczej rzecz ujmując, w takiej sytuacji ZUS wypowiada się władczo co do objęcia danych osób polskim systemem ubezpieczeń społecznych. Tego rodzaju zaświadczenie nie jest zatem »zwykłym« zaświadczeniem, a decyzją deklaratywną, do wydania której podstawę prawną stanowi art. 83 ust. 1 pkt 2 ustawy systemowej, zgodnie z którym Zakład wydaje decyzje w zakresie indywidualnych spraw dotyczących w szczególności przebiegu ubezpieczeń społecznych. W orzecznictwie przyjmuje się zaś, że sądy są związane ostateczną decyzją administracyjną o charakterze konstytutywnym oraz decyzją deklaratoryjną, wydaną w sprawie administracyjnej w znaczeniu materialnym, czyli sprawie wynikającej ze stosunków z zakresu prawa ubezpieczeń społecznych. Związanie sądu decyzjami deklarującymi podleganie (niepodleganie) ubezpieczeniom społecznym potwierdził Sąd Najwyższy w wyrokach: z 10 czerwca 2008 r., I UK 376/07 (OSNP 2009 nr 21-22, poz. 295) oraz z 29 stycznia 2008 r., I UK 173/07”.

ZUS określi, czy pracownik podlega ubezpieczeniom w kraju wykonywania pracy

Niemniej jednak w praktyce o formularz A1 pracodawcy występują w stosunku do pracowników oddelegowanych, czyli osób, które na dłuższy okres (kilku miesięcy) są delegowaniu do wykonywania pracy za granicą. Z uwagi na to, że przepisy o koordynacji nie odróżniają oddelegowania od podróży służbowej, pracodawca powinien wystąpić do ZUS o wydanie A1 również dla pracowników, którzy w rozumieniu polskich przepisów nie są oddelegowani, ale odbywają podróż służbową i w ramach tej podróży świadczą pracę za granicą. Ten dokument będzie podstawą do zwolnienia pracownika z podlegania ubezpieczeniom w kraju wykonywania pracy. Taka informacja dostępna jest na stronie ZUS. Zatem jeśli spełniają Państwo ww. przesłanki niezbędne dla uznania wyjazdu za podróż służbową, to oddelegowanie i zmiana umowy nie jest konieczna.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Wyrok Sądu Najwyższego: z dnia 2 grudnia 2009 r., sygn.akt II PK 138/09
3. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 18 marca 2010 r., sygn. akt II UZP 2/10
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 września 2018 r., sygn. akt III UK 134/17
5. Uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r., II PZP 11/08
6. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 30 października 2013 r., sygn. akt II UK 111/13

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.