Zatrudnianie pracowników w formie telepracy – część 2

Prawa i obowiązki pracodawcy stosującego telepracę (art. 67¹¹-67¹⁷ K.p.)

Interesuje Cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej? kliknij tutaj >>

Zatrudnianie w formie telepracy wiąże się ze szczególnymi obowiązkami po stronie pracodawcy i pracownika.

Pracodawca, który stosuje telepracę, ma obowiązek, zgodnie z art. 67¹¹ § 1 K.p.:

1. dostarczyć pracownikowi spełniający wymagania określone w przepisach prawa pracy sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy;
2. ubezpieczyć ten sprzęt;
3. pokryć koszty związane z jego instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją; oraz
4. zapewnić pracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu.

Jeśli do wykonywania pracy niezbędne jest specjalistyczne oprogramowanie lub dostęp do profesjonalnych publikacji – po stronie pracodawcy leży także obowiązek zapewnienia tego typu narzędzi.

Pracodawca będzie mógł uwolnić się od powyższych obowiązków tylko wtedy, kiedy, zgodnie z art. 67 ¹¹ § 2 K.p., zostanie zawarta z pracownikiem odrębna umowa, w której uregulowane zostaną powyższe obowiązki, i w której ponadto zostanie określone:

1. jaki jest zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez pracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika;
2. jakie są zasady porozumiewania się z telepracownikiem, w tym również sposób potwierdzania obecność telepracownika na stanowisku pracy;
3. jaki jest sposób i forma kontroli wykonywania pracy przez telepracownika.

Ekwiwalent za korzystanie ze sprzętu oraz koszty ponoszone przez pracownika

Z powyższego wynika, że nie zawsze pracodawca ma obowiązek dostarczyć telepracownikowi urządzenia niezbędne do wykonywania pracy i komunikowania się z pracodawcą – sprzęt, z którego będzie korzystał pracownik, może być jego własnością, w takim przypadku należy taką informację zawrzeć w stosownej umowie. Dopuszczalne jest także wykorzystywanie sprzętu będącego własnością podmiotu trzeciego, np. na podstawie umowy najmu zawartej z pracownikiem lub pracodawcą.

Jeśli z zawartej z telepracownikiem umowy wynika, że telepracownik wykonuje powierzone mu obowiązki z wykorzystaniem własnego sprzętu, telepracownikowi przysługiwać będzie ekwiwalent pieniężny w wysokości wynikającej z odrębnej umowy, regulaminu czy też porozumienia o stosowaniu telepracy zawartego ze związkami zawodowymi.

Ustalając wysokość ekwiwalentu, należy wziąć pod uwagę normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ekwiwalent pieniężny za wykorzystanie sprzętu telepracownika będzie wolny od podatku dochodowego.

Szereg wątpliwości budzą za to inne koszty ponoszone przez telepracownika, takie jak koszt dostępu do internetu czy prowadzonych rozmów telefonicznych.

Zwrot kosztów internetu będzie podlegał podatkowi dochodowemu od osób fizycznych – zgodnie z postanowieniem z dnia 06.02.2007 r. Naczelnika Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu w sprawie interpretacji prawa podatkowego (sygn. ZD/4060-96/06; podobnie w postanowieniu z dnia 28.06.2006 r. Naczelnika Trzeciego Urzędu Skarbowego w Gdańsku w sprawie interpretacji prawa podatkowego, sygn. DF/415-539/06/FW).

Nie będzie podlegał podatkowi dochodowemu zwrot kosztów na rzecz telepracownika prowadzonych rozmów telefonicznych z telefonu komórkowego lub stacjonarnego, ale tylko w tej części, która odpowiada poniesionym przez pracownika wydatkom w związku z rozmowami prowadzonymi dla potrzeb pracodawcy. Co istotne – warunkiem jest tu udokumentowanie faktu używania przez telepracownika do celów służbowych telefonu będącego jego własnością, np. wydrukiem rozmów telefonicznych zawierającym rejestr przeprowadzonych rozmów, wedle którego można podzielić prowadzone rozmowy na rozmowy prywatne i związane z pracą (postanowienie z dnia 15.07.2005 r. Naczelnika Urzędu Skarbowego w Cieszynie w sprawie interpretacji prawa podatkowego, sygn. PDII/415-14/05).

Wynagrodzenie telepracownika

W zakresie wynagrodzenia dla telepracownika zastosowanie mają przepisy działu trzeciego dotyczące wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń. Telepracownikowi przysługują dodatki jak pracownikom wykonującym prace w siedzibie pracodawcy, w tym dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych oraz za pracę w porze nocnej.

Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych może być zastąpiony ryczałtem, który nie powinien odbiegać od wynagrodzenia należnego za pracę w godzinach nadliczbowych, obliczonego według norm ustawowych, zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 20.05.1998 r. (sygn. akt I PKN 143/98, OSNP nr 12/1999, poz. 389). Również dodatek za pracę w porze nocnej może być zastąpiony ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanemu wymiarowi pracy w porze nocnej.

Środki komunikacji elektronicznej

Praca na odległość, z którą mamy do czynienia w przypadku telepracy, wymaga ustalenia konkretnych zasad komunikacji i sposobu przekazywania informacji między pracownikiem i pracodawcą. Informacje w przypadku telepracy przekazywane są za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość (art. 67¹³ K.p.). Środkami komunikacji elektronicznej mogą być urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, które umożliwiają indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, np. poczta elektroniczna, komunikatory internetowe tekstowe lub głosowe.

Ograniczenie obowiązków pracodawcy w zakresie BHP

Wykonywanie telepracy w domu nakłada na pracodawcę obowiązki wynikające z przepisów bhp, ale nie dotyczy to tych obowiązków, które są niemożliwe do wypełnienia z powodu charakteru świadczonej przez pracownika pracy. W szczególności mowa tu o:

1. obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy;
2. obowiązkach wynikających z rozdziałku III działu dziesiątego Kodeksu pracy dotyczącego obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy;
3. obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych.

Ochrona danych

Wykonywanie pracy poza zakładem pracy powoduje konieczność wzmożonej ochrony danych, do których ma dostęp i z którymi pracuje pracownik. Pracodawca, który stosuje telepracę, zgodnie z art. 67¹² K.p. ma obowiązek określenia zasad ochrony przekazywanych telepracownikowi danych oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia w tym zakresie. Telepracownik zaś nie tylko musi zapoznać się z tymi zasadami oraz potwierdzić ten fakt na piśmie, ale przede wszystkim ma obowiązek przestrzegać tych zasad.

Kontrola wykonywania telepracy

Cechą charakterystyczną telepracy jest brak możliwości sprawowania przez pracodawcę bezpośredniego osobistego nadzoru i kontroli nad jej wykonawcą. Przy takim trybie pracy konieczne jest ustalenie zasad kontroli nad prawidłowym wykonywaniem przez pracownika pracy (art. 67¹⁴ K.p.). Pracodawca ma bowiem prawo kontrolować wykonywanie pracy przez pracownika niezależnie od tego, gdzie praca jest wykonywana. Jeśli praca jest wykonywania w domu pracownika, to, oprócz kontrolowania wykonywania pracy, pracodawca dodatkowo jest uprawniony do kontroli w zakresie bhp, a także w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego pracownikowi sprzętu oraz jego instalacji.

Kontrole w domu pracownika mogą być przeprowadzane tylko za uprzednią zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej (lub innych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość).

Strony umowy o telepracę powinny uzgodnić sposób przeprowadzania kontroli – musi on być dostosowany do miejsca wykonywania pracy i jej charakteru, nie może naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny. Przeprowadzana kontrola nie może ponadto utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy powinno się przeprowadzić w miejscu wykonywania pracy jeszcze przed rozpoczęciem świadczenia pracy w formie telepracy. Kontrolę w tym zakresie przeprowadza się na wniosek pracownika.

Równe traktowanie w zatrudnieniu

Pracodawca nie powinien zapominać, iż telepracownik jest takim samym pracownikiem jak każdy inny, dlatego nie można traktować go mniej korzystnie w porównaniu do innych pracowników zatrudnionych przy takiej samej lub podobnej pracy w zakresie:

• nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy,
• warunków zatrudnienia, awansowania,
• dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Należy uwzględniać oczywiście odrębności związane z warunkami wykonywania pracy w formie telepracy, które mogą mieć wpływ na warunki zatrudnienia i ich realizację.

Biorąc pod uwagę to, że telepracownik powinien być traktowany tak samo jak pozostali pracownicy, pracodawca jest obowiązany umożliwić mu, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.

Jednocześnie telepracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu podjęcia pracy w formie telepracy, jak również odmowy podjęcia takiej pracy.

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj >>