• Autor: Marta Handzlik
Mam pytanie związane z ZFŚS. Mój małżonek przyniósł mi wniosek na przyznanie dofinansowania do wypoczynku w jego zakładzie pracy. We wniosku muszę wpisać swoje wszystkie dochody. Na to ja nie wyrażam zgody ze względów prywatnych, a także ze względu na RODO. Czyżby coś się zmieniło w tej kwestii? Czy jeżeli nie wpiszę swoich dochodów, małżonek nie otrzyma dofinansowania? Do tej pory było tak, że w ZFŚS mieli ustalone kryteria dofinansowania. Zaznaczał to najwyższe i otrzymywał najniższe dofinansowanie. W tym roku to się zmieniło. Czy jako małżonka muszę podawać swoje dochody do informacji pracodawcy męża?
Odpowiadając na Pani pytanie, uprzejmie informuję, że zgodnie z art. 8 ustawy o ZFŚS przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
Zobacz też: Sekretarz gminy wymagania
Przepisu ustawy nie określa, w jaki sposób pracodawca ma weryfikować stan materialny czy rodzinny wnioskodawcy. Zatem to pracodawca powinien, po uzgodnieniu ze związkami bądź reprezentantem załogi, zdefiniować pojęcie „dochodu” jako dominującego miernika sytuacji życiowej pracownika. Ponadto definiując pojęcie „dochodu”, pracodawca sam wskazuje jego źródła.
Do 3.05.2019 r. przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie wskazywały metod ustalenia sytuacji socjalnej i nie regulowały kwestii gromadzenia informacji o stanie majątkowym i rodzinnym osoby uprawnionej do świadczeń. Od 4.05.2019 r. w przepisach omawianej ustawy wprowadzone zostały zmiany, których celem jest dostosowanie brzmienia obowiązujących przepisów prawa pracy do przepisów o RODO, który wprowadził przesłankę istnienia „obowiązku prawnego” jako podstawy pobierania danych osobowych.
Podstawową formą udostępnienia pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS jest oświadczenie.
Z przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wynika, że oświadczenie, w tym oświadczenie dotyczące sytuacji rodzinnej, przedstawia osoba uprawiona do świadczenia z ZFŚS. Oświadczenia takiego nie wypełniają dodatkowo członkowie rodzin osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS.
Pracodawca, który jest odpowiedzialny za prawidłowe wydatkowanie środków ZFŚS, może na podstawie przepisów żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Udokumentowanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS.
Jest to regulacja, która wskazuje, że pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o świadczenie zaświadczeń o zarobkach i innych dochodach, zeznania rocznego i innych dokumentów, na podstawie których może ustalić sytuację socjalną osoby uprawnionej do świadczeń. Dodany przepis stanowi podstawę prawną do przetwarzania danych, które są niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego nałożonego na administratora ZFŚS.
W przypadku, gdy osoba uprawniona chce korzystać ze świadczeń z ZFŚS, a regulamin wymaga przedstawienia oświadczenia lub zaświadczenia, na podstawie którego można ustalić jej sytuację socjalną, to brak takiego oświadczenia lub zaświadczenia może uniemożliwić zarówno przyznanie świadczenia, jak i ustalenie jego wysokości.
Po wejściu w życie przepisów RODO pojawiło się pytanie o dopuszczalność żądania przez administratora ZFŚS dokumentów potwierdzających wysokość osiąganego dochodu przez członków rodziny osoby uprawnionej do świadczeń z ZFŚS i inne osoby, których dochody mogą mieć wpływ na sytuację socjalną.
Należy zauważyć, że zgodnie z przepisami RODO przetwarzanie jest zgodne z prawem, jeśli osoba, której dane dotyczą, wyraża na to zgodę, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, a także gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
Stosownie do przepisów ustawy uzyskanie świadczenia z ZFŚS powinno być poprzedzone ustaleniem sytuacji socjalnej osoby ubiegającej się o świadczenie. Z tego punktu widzenia nie może być obojętne to, czy i jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy, w którym ubiega się o świadczenie, oraz jaka jest sytuacja życiowa wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Jeżeli więc przyznawanie świadczeń jest uzależnione od wymienionych wyżej kryteriów, to oczywiste staje się, że sytuacja pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS wymaga każdorazowo wyjaśnienia, ustalenia i oceny (wyrok SN z 8.05.2002 r., sygn. akt I PKN 267/01).
Administrator ZFŚS ma prawo na podstawie przepisów żądać przedstawienia zaświadczeń dokumentujących dochody uzyskiwane przez członków rodziny i inne osoby pozostające w gospodarstwie domowym, których przychód ma wpływ na sytuację socjalną. Żądanie to nie narusza przepisów RODO, przetwarzanie danych osobowych ma bowiem umocowanie w przepisach ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i jest niezbędne do wypełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa, który został nałożony na administratora ZFŚS.
Administrator ZFŚS nie może gromadzić danych dotyczących członków rodziny pracownika i innych osób, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe, w szerszym zakresie, niż jest to niezbędne do realizacji celu, w jakim dane są pozyskiwane.
Z przepisów RODO wynika bowiem zakaz zbierania danych niemających znaczenia, danych o większym niż konieczny stopniu szczegółowości, jak również danych zbieranych „na przyszłość”. Zdaniem Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), żądając przedłożenia np. druków PIT czy zaświadczeń o dochodach członków rodziny administrator ZFŚS powinien wziąć pod uwagę, że zawarte są w nich informacje, które dla realizacji celu nie są konieczne, np. nr PESEL czy nazwa zakładu pracy. Przedstawienie takich dokumentów jedynie do wglądu administratora ZFŚS będzie w pełni wystarczające. Zdaniem UODO przepisy dają prawo wglądu do tych dokumentów, nie dają natomiast prawa do przechowywania kopii tych dokumentów.
W opinii UODO dopuszczalność żądania przez pracodawcę podania wysokości dochodów uzyskiwanych przez osobę uprawnioną oraz członków jej rodziny celem potwierdzenia uprawnienia do świadczeń z ZFŚS należy badać w oparciu o przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz postanowienia regulaminu, o których mowa w przepisach, co oznacza, że uprawnienie pracodawcy do żądania podania stosownych informacji oraz przedstawienia do wglądu odpowiednich dokumentów powinno znajdować uzasadnienie w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Słowem – żądania pracodawcy Pani męża są jak najbardziej uzasadnione i nie dochodzi tutaj do naruszenia przepisów prawa.
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
O autorze: Marta Handzlik
Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Szczecińskiego. Specjalizuje się w prawie oświatowym i prawie pracy. Jest praktykującym prawnikiem z wieloletnim doświadczeniem zawodowym i byłym pracownikiem Ministerstwa Edukacji Narodowej. Odpowiada na najbardziej złożone pytania prawne. Jest autorką książki Finanse w oświacie. Prawo oświatowe w pytaniach i odpowiedziach, a także licznych artykułów, aktualności i komentarzy.
Zapytaj prawnika
Kodeks pracy
