• Autor: Marta Handzlik
Instalacja kamer na terenie zakładu pracy to istotny element w zarządzaniu bezpieczeństwem i kontrolowaniem miejsca pracy. Jest to środek, który może służyć zarówno ochronie mienia przedsiębiorstwa, jak i zapewnieniu bezpieczeństwa pracownikom. Jednakże, aby monitoring był zgodny z prawem, musi spełniać określone wymogi. Z problemem dotyczącym zamontowania w miejscu pracy kamer zmierzył się nasz klient Bartosz. Jego pracodawca 2 lata temu zainstalował w firmie monitoring i podsłuch. Zainstalowanie zlecił jednemu z pracowników, który nie miał do tego kwalifikacji. Pan Bartosz został zwolniony dyscyplinarnie, a szef powoływał się na nagranie z monitoringu. Czy takie nagrania mogą służyć jako dowód w sprawie karnej? Czy można je uznać za nielegalne?
Odpowiedzą na pytanie naszego klienta jest informacja, że monitorowanie pracowników jest dopuszczalne, ale tylko w uzasadnionych przypadkach i w ograniczonym zakresie. Uzasadnioną przyczyną wprowadzenia monitoringu jest np. konieczność ochrony informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, natomiast niedozwolone jest instalowanie kamer w pomieszczeniach socjalnych.
Instalacja kamer na terenie zakładu pracy kamer może mieć na celu kontrolowanie wykonywania pracy przez pracowników, chronienie pracodawcy przed zagrożeniami zewnętrznymi, np. kradzieżami czy wejściem na teren zakładu pracy osób nieuprawnionych lub zabezpieczenie się przed ewentualnymi działaniami pracowników, które mogą wyrządzić szkodę.
W tego typu sytuacjach korzystanie z monitoringu za pomocą kamer wydaje się dopuszczalne, pod warunkiem jednak, że pracodawca zadba, aby dobra osobiste oraz prawo pracowników do prywatności nie zostały naruszone, a użyte środki były zgodne z celami, którym mają służyć.
Zobacz też: Zbyt szeroki zakres obowiązków
Monitorowanie miejsca pracy za pomocą kamer nie wymaga od pracowników wyrażenia zgody na takie sprawowanie kontroli wykonywania pracy czy też bezpieczeństwa zakładu pracy lub pracownika w miejscu pracy. Pracownicy powinni zostać poinformowani o monitoringu.
Zasady stosowanego w zakładzie pracy monitoringu za pomocą kamer mogą wynikać np. z regulaminu pracy lub wewnętrznego zarządzenia pracodawcy i powinny być udostępnione do wiadomości wszystkim pracownikom w zwyczajowo przyjęty sposób, np. poprzez zamieszczenie stosownej informacji na tablicy ogłoszeń.
Nieuzasadnionym działaniem pracodawcy jest natomiast objęcie monitoringiem pomieszczeń socjalnych, np. szatni, stołówek oraz palarni. W takich pomieszczeniach jak szatnie, łazienki i toalety prawo pracownika do prywatności powinno być szczególnie chronione. W pomieszczeniach tych pracownik nie wykonuje czynności służbowych, więc nieuzasadnionym by było montowanie w takich miejscach kamer monitoringu.
Pracownicy, którzy uznają, że kontrola miejsca pracy naruszyła ich dobra osobiste, mogą zażądać od pracodawcy zadośćuczynienia pieniężnego. Ponadto pracodawcy, który złamie zasady monitoringu, grozi odpowiedzialność karna.
Niewątpliwie przesłanką legalizującą proces przetwarzania danych osobowych pracownika przez pracodawcę z wykorzystaniem różnych form monitoringu będzie zgoda pracownika na zastosowanie tych technik.
Pracodawca co do zasady powinien uzyskać zgodę pracownika na zastosowanie monitoringu w takiej formie jak np. przeglądanie jego poczty elektronicznej, monitoring rozmów telefonicznych.
Zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. Musi to zostać sformułowane w sposób jednoznaczny i wyróżniać się spośród innych pochodzących od tej osoby informacji i oświadczeń (por. art. 7 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych).
W przypadku, gdy do przetwarzania danych osobowych konieczna będzie zgoda pracownika, może być ona udzielona w zasadzie w dowolnej formie, jednakże z punktu widzenia dowodowego wskazane jest posłużenie się formą pisemną.
Wymaganie dotyczące formy pisemnej odnosi się do przetwarzania szczególnej kategorii danych osobowych – tzw. danych wrażliwych (art. 27 ust. 2 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych).
Jednakże należy podkreślić, iż niewyrażenie zgody na kontrolę użytkowania poczty lub rozmów telefonicznych może być podstawą wypowiedzenia umowy o pracę, jeśli pracodawca udowodni, że taka forma monitoringu (kontroli pracownika) była niezbędna do właściwego funkcjonowania zakładu pracy. Natomiast jeśli pracodawca przeprowadzi monitoring bez wiedzy pracownika, pracownik może przed sądem dochodzić roszczeń z tytułu naruszenia dóbr osobistych jak i zwrócić się ze skargą do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w trybie przewidzianym przez ustawę o ochronie danych osobowych.
Powtórzyć należy jednak, że nie będzie wymagana zgoda pracownika na zastosowanie monitoringu przez pracodawcę, jeśli pracodawca wykaże, że przetwarzanie danych jest niezbędne dla osiągnięcia usprawiedliwionych celów, jeżeli przetwarzanie danych jest adekwatne do osiągnięcia tych celów.
Jeżeli zatem pracodawca udowodni, że gromadzenie danych osobowych pracowników za pomocą szeroko rozumianego monitoringu jest realizowane dla prawnie usprawiedliwionych celów (w szczególności w celu zapobieżenia kradzieżom czy wykrycia sprawcy kradzieży, ograniczenia korzystania z telefonów prywatnych w czasie pracy, kontroli stron internetowych odwiedzanych przez pracowników), a zastosowane metody są adekwatne do zastosowanych celów, wszystko będzie zgodne z prawem.
Uznać należy, iż w każdym innym przypadku do objęcia pracownika monitoringiem wymagana będzie zgoda pracownika. Podkreślenia wymaga w tym miejscu fakt, iż brak zgody nie będzie konwalidowany przez późniejsze poinformowanie pracownika o treści regulaminu, w którym uregulowane zostały kwestie przetwarzania danych osobowych ani też umożliwienie pracownikowi zgłoszenia zastrzeżeń co do pewnych form przetwarzania danych osobowych (por. wyrok NSA z dnia 4 kwietnia 2003, sygn. akt II SA 2135/02, M. Prawn. 2003/10/435).
Odnośnie do zagadnień związanych z możliwością stosowania monitoringu w miejscu pracy spotyka się różne stanowiska. Na gruncie prawa pracy podnosi się czasem, że w zasadzie nie jest dopuszczalny monitoring stały, a tylko stosowany w związku z jakąś szczególną potrzebą, np. kontrolowanie pracowników podejrzanych o rozpowszechnianie pornografii albo wykorzystywanie telefonów służbowych do gier towarzyskich (tak: T. Liszcz, Ochrona prywatności pracownika w relacjach z pracodawcą, MoPr 2007, Nr 1, s. 14).
Wydaje się jednak, że pogląd ten jest zbyt restrykcyjny. Co do zasady przyjmuje się, że instalowanie wideomonitoringu w miejscu pracy powinno mieć odpowiednie uzasadnienie (tak: M. Serzycki, Wideomonitoring personelu, Kadry w Urzędzie, Nr 6). Również zdaniem A. Lacha (Monitorowanie pracownika w miejscu pracy, MoPr 2004, Nr 10, s. 264) uzasadnieniem dla wprowadzenia monitoringu jest m.in. brak kontroli nad działaniami pracownika, który może narazić firmę na odpowiedzialność cywilną, a nawet quasi-karną, którą przewiduje ustawa z 28.10.2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary (Dz.U. Nr 197, poz. 1661 ze zm.). Działanie w tym zakresie może być prewencyjne lub też może stanowić reakcję na powstałe nieprawidłowości (tak: K. Walczak, Kodeks pracy – Komentarz, 2011).
Przyjmuje się, że istotne jest zastosowanie przez pracodawcę zasady proporcjonalności. Oznacza ona, że dane osobowe muszą być przetwarzane adekwatnie do celu, który musi uzasadniać ich użycie. Jeśli istnieją inne, mniej restrykcyjne środki kontroli pracodawca nie powinien decydować się na monitoring.
Brak jest przepisów normujących monitorowanie za pomocą kamer przemysłowych przestrzegania przez pracowników postanowień regulaminu pracy. Kwestia ta jest dyskusyjna. Na poparcie tezy, iż takie działanie pracodawcy może być uznane za nieusprawiedliwione, należy przywołać opinię z 11. 02. 2004 r. unijnej Grupy Roboczej do spraw Ochrony Danych Osobowych, zgodnie z którą monitorowanie pracowników za pomocą kamer w celu sprawdzenia jakości i ilości wykonywanej przez nich pracy powinno być co do zasady niedopuszczalne w przeciwieństwie do monitorowania dla celów bezpieczeństwa. Niemniej opinia ta nie jest źródłem prawa. Z kolei zgodnie ze stanowiskiem Arkadiusza Lacha zawartym w opinii: „Monitorowanie pracownika w miejscu pracy” (MOPR/2004/10) monitorowanie pracowników powinno odpowiadać następującym warunkom:
Katalog ten dopełnia zakaz dyskryminacji ze względu na płeć, przekonania, narodowość itp.
Podsumowując powyższe rozważania – pracodawca ma prawo wprowadzić monitoring i podsłuch w pracy i nie musi przy tym przestrzegać żadnych zasad dotyczących instalacji, gdyż żaden przepis nie nakłada na niego takiego obowiązku. Tym samym dowód z nagrań monitoringu może być dopuszczalny w postępowaniu karnym.
Jeśli jednak pracodawca wprowadził monitoring w miejscu, w którym być go nie powinno albo w inny sposób naruszył dobra osobiste pana Bartosza, może on dochodzić przed sądem cywilnym odszkodowania z tytułu naruszenia tych dóbr.
Przypadek z fabryki produkcyjnej
W jednej z fabryk produkcyjnych, po serii nieznanych zniknięć sprzętu, zarząd zdecydował się na instalację systemu monitoringu przy wejściach i wyjściach oraz w magazynach. Kamery zostały umieszczone w sposób widoczny, a wszyscy pracownicy zostali poinformowani o nowym systemie i jego celach. Dzięki temu udało się szybko zidentyfikować źródło problemu, co przywróciło poczucie bezpieczeństwa w miejscu pracy.
Sytuacja w korporacji biurowej
W pewnej korporacji, w celu zwiększenia bezpieczeństwa danych i monitorowania dostępu do pomieszczeń z poufnymi informacjami, zainstalowano kamery w korytarzach i przy wejściach do niektórych biur. Wprowadzenie monitoringu zostało dokładnie omówione z pracownikami, którzy zostali również poinformowani o zasadach przechowywania i przetwarzania zapisów. Takie działanie pozwoliło na lepszą ochronę informacji poufnych, nie naruszając jednocześnie prywatności pracowników, którzy byli świadomi, że kamery nie są skierowane na ich stanowiska pracy.
Incydent w małej firmie handlowej
Mała firma handlowa, mająca problemy z kradzieżami na magazynie, zdecydowała się na instalację monitoringu. Właściciel zadbał o to, by kamery nie były ukierunkowane na miejsca, w których pracownicy mogliby czuć się obserwowani w trakcie codziennych czynności niezwiązanych bezpośrednio z pracą, np. w pomieszczeniach socjalnych. Dzięki temu rozwiązaniu udało się wyeliminować problem kradzieży.
Instalacja systemów monitoringu i podsłuchu w miejscu pracy może przynieść korzyści zarówno dla pracodawców, jak i pracowników, pod warunkiem, że jest realizowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i z poszanowaniem prywatności pracowników. Aby pracodawca mógł zainstalować monitoring i podsłuch w pracy, musi spełnić parę wymogów podanych powyżej.
Potrzebujesz porady prawnej dotyczącej monitoringu i podsłuchu w pracy lub pomocy w przygotowaniu odpowiednich dokumentów? Skorzystaj z naszej oferty, do której link znajdziesz poniżej w postaci formularza do opisu problemu.
1. Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych - Dz.U. 2018 poz. 1000
2. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 4 kwietnia 2003, sygn. akt II SA 2135/02
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
O autorze: Marta Handzlik
Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Szczecińskiego. Specjalizuje się w prawie oświatowym i prawie pracy. Jest praktykującym prawnikiem z wieloletnim doświadczeniem zawodowym i byłym pracownikiem Ministerstwa Edukacji Narodowej. Odpowiada na najbardziej złożone pytania prawne. Jest autorką książki Finanse w oświacie. Prawo oświatowe w pytaniach i odpowiedziach, a także licznych artykułów, aktualności i komentarzy.
Zapytaj prawnika
Kodeks pracy
